Aufgabenmanagement
Aufgaben anlegen, delegieren und überwachen, Dashboards zum Bearbeitungsstand.
Business-Prozess-Management (BPM) in der erpSUITE
AI Deep Dive
Das Business-Prozess-Management (BPM) ist ein integriertes Modul der Softengine erpSUITE. Es bündelt Aufgaben, Prozesse und Nachrichten, automatisiert wiederkehrende Abläufe wie Freigaben und Erinnerungen und macht den Bearbeitungsstand über Monitoring und Dashboards sichtbar. Weil das BPM direkt mit Warenwirtschaft, CRM, Adressen, Artikeln und Belegen verbunden ist, entstehen Aufgaben unmittelbar aus den ERP-Funktionen.
Kurz erklärt: Das ERP erledigt die Geschäftsvorgänge, das BPM sorgt dafür, dass die Schritte dazwischen zuverlässig passieren – wer was bis wann tun muss, wird automatisch angestoßen und überwacht.
Funktionen im Überblick
Workflow-Automatisierung
Wiederkehrende Aufgaben und Abläufe automatisieren, Folgeaufgaben bei Statuswechseln.
Prozessmodellierung
Prozesse Schritt für Schritt definieren, visualisieren und dokumentieren, Prozessbeschreibungen als Vorlage.
ERP-Prozessfunktionen
Konkrete ERP-Funktionen als Aufgaben für Mitarbeiter und Arbeitsgruppen innerhalb eines Prozesses.
Termine
Prozesse und Aufgaben mit Terminen verknüpfen, Terminerinnerungen und automatische Prozessstarts.
Monitoring
Überblick über Aufgaben und Prozesse der berechtigten Arbeitsgruppen, Hinweise auf Abwesenheiten.
Typische Prozesse
- Freigabeprozesse: automatisierte Freigaben, etwa für Gutschriften oder Urlaubsanträge.
- Terminprozesse: Erinnerungen und automatische Prozessstarts, zum Beispiel für die Umsatzsteuer-Voranmeldung.
- Verträge und Lizenzen: Prozesse rund um die Vertrags- und Lizenzerstellung.
- Projektdokumentation: Wissensspeicher und Prozessdokumentation in Projekten.
- Vertrieb: Ein Statuswechsel einer Verkaufschance im Kanban-Board stößt automatisch Folgeprozesse an.
- Liefersystem: Problemfälle aus der Auftragsprüfung werden als Aktion an das BPM übergeben.
- Kundenanfragen: Eingehende Anfragen werden einem festgelegten Prozess zugeführt.
Prozessbeschreibungen und ERP-Prozessfunktionen
Mit Prozessbeschreibungen definieren Sie umfangreiche Prozesse im Voraus und erzeugen sie anschließend in einem Schritt. Über ERP-Prozessfunktionen legen Sie innerhalb eines Prozesses konkrete Funktionen der erpSUITE als Aufgaben für Mitarbeiter und Arbeitsgruppen an.
Monitoring
Das BPM-Monitoring zeigt die Aufgaben und Prozesse aller Arbeitsgruppen, für die eine Berechtigung besteht. Hinweise auf Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit helfen, Aufgaben rechtzeitig neu zu verteilen, damit nichts liegen bleibt. Die Berechtigungen des Monitorings steuern auch den Zugriff auf Personalstatistiken im Infosystem Tagesplanung.
ERP und BPM
ERP-Systeme automatisieren Ressourcen und Geschäftsfunktionen wie Einkauf, Verkauf, Produktion und Buchhaltung. BPM-Systeme modellieren, steuern und optimieren Aufgaben und Prozesse. In der erpSUITE sind beide integriert: Aufgaben werden direkt aus ERP-Funktionen erstellt und überwacht, Workflows laufen abteilungsübergreifend auf denselben Daten.
Das BPM ist in Warenwirtschaft, CRM, Mailsystem, Adressen, Artikel und Belege eingebunden. Aus Selektionspools lassen sich Aufgaben für viele Datensätze auf einmal erzeugen. Die Zeiterfassung wird über eine Lizenzerweiterung des BPM aktiviert.
Häufige Fragen zum BPM
Was ist das BPM der erpSUITE?
Ein integriertes Modul für Aufgaben-, Prozess- und Workflowmanagement, das direkt mit allen Modulen der erpSUITE verbunden ist.
Welche Abläufe lassen sich automatisieren?
Unter anderem Freigaben für Gutschriften oder Urlaubsanträge, Terminerinnerungen, automatische Prozessstarts wie die Umsatzsteuer-Voranmeldung sowie Folgeaufgaben bei Statuswechseln.
Wie verhindert das BPM, dass Aufgaben liegen bleiben?
Über das Monitoring mit Überblick über alle Aufgaben der berechtigten Arbeitsgruppen, Hinweise auf Abwesenheiten und Beobachtungsfunktionen für delegierte Aufgaben.
Was ist der Unterschied zwischen ERP und BPM?
ERP steuert Ressourcen und Geschäftsfunktionen, BPM gestaltet und automatisiert die Abläufe dazwischen. In der erpSUITE sind beide in einem System vereint.