Alle regulatorischen Anforderungen sind vollständig in energyportERP integriert: THG-Quote, Biokraftstoffnachweise, CO₂-Abgaben, Gefahrgutmanagement sowie E-Rechnung nach ZUGFeRD/XRechnung-Standard. Die Archivierung erfolgt revisionssicher – Fehler und Strafzahlungen werden durch systemische Prüfmechanismen verhindert.
MINERALÖLHANDEL
energyportERP ist die spezialisierte Branchenlösung für Heizöl- und Mineralölhändler im Mittelstand. Sie bildet sämtliche Prozesse vom Telefonverkauf bis zur automatischen Rechnungsstellung in einem durchgängigen System ab und ersetzt gewachsene Insellösungen.
25+
Jahre Branchenerfahrung
60+
Aktive Mineralölhändler
300+
Realsierte Kundenprojekte
100 %
Branchenfokus
FUNKTIONEN & PROZESSE
Vollgepumpt mit Funktionen
energyportERP deckt die gesamte Prozesskette des Mineralölhandels ab. Sechs zentrale Funktionsbereiche greifen nahtlos ineinander und ersetzen den Wechsel zwischen Finanzbuchhaltung, Lager und Tabellen.
Zentrale Datenhaltung, BPM -Aufgaben und rollenbasierte Zugriffsrechte sorgen dafür, dass operatives Wissen nicht an Einzelpersonen gebunden ist. Der Betrieb bleibt handlungsfähig – auch bei Personalwechsel oder Krankheitsausfall.
Einkaufskontrakte mit vollständiger Mengenüberwachung, Info-Einzelnachweis und automatischer Fehlmengenberechnung. Sie behalten jederzeit den Überblick über offene Kontrakte, Liefermengen und Fristen – ohne manuelle Tabellen oder separate Systeme.
Tagesaktuelle Preispflege mit automatischer Dokumentation und OMR-Schnittstelle: energyportERP überträgt Preisänderungen in Sekunden in alle Kanäle. Die DSEK-Bewertung ermöglicht steuerlich anerkannte Monatsabschlüsse trotz täglicher Preis- und Mengenänderungen und minimiert Kalkulationsfehler.
Planung von Tankwagen-Touren mit integrierter Mengen- und Beladungskontrolle sowie automatischen Fehlermeldungen bei Abweichungen. Leerfahrten und Beladungsfehler werden minimiert. Schnittstellen zu gängigen Dispositionssystemen (Optitool, Lomosoft) sind standardmäßig integriert.
Branchenspezifische Analysen ohne Programmierkenntnisse: OP-Listen, Kundenhitlisten, Cross-Selling-Analysen und flexible KPI-Dashboards stehen direkt im System zur Verfügung. Alle Daten werden in Echtzeit aus dem ERP bezogen – kein manueller Export, keine zusätzlichen Tools.
ANWENDUNGSFÄLLE
Herausforderungen & Lösungsansätze
energyportERP ist auf die typischen Schmerzpunkte im Mineralölhandel ausgerichtet. Die folgende Übersicht zeigt, wie das System die häufigsten operativen Probleme strukturell löst.
Herausforderung
Lösung mit energyportERP
Medienbrüche: Wechsel zwischen Finanzbuchhaltung, Lager und Excel
Alle Prozesse vom Anruf bis zur Rechnung laufen in einem System, ohne Systemwechsel und ohne doppelte Dateneingabe.
Volatile Preise: Mehrfache Preisänderungen täglich, unsichere Kalkulation
Mehrfach tägliche Preispflege mit Protokoll, kalkulatorische EK-Ladestelle und OMR-Anbindung sichern Margen und schaffen eine verlässliche Basis.
Mengenabweichung: Bestellte und gelieferte Menge weichen ab
Die Rückerfassung meldet Abweichungen automatisch und löst bei Überschreitung der Toleranz eine Klärungsaufgabe per BPM aus.
Manuelle Abrechnung: Zeitaufwändige Rechnungsstellung nach der Tour
Alle Aufträge einer Tour werden per Rechtsklick automatisch in Rechnungen gewandelt, das spart bis zu zwei Mitarbeiterstellen.
Altsysteme: Keine Updates, kein Support mehr
energyportERP wird laufend weiterentwickelt, individuelle Anpassungen bleiben bei Updates erhalten.
Regulatorik: E-Rechnung, Gefahrgut und DSEK-Pflichten
E-Rechnung, Gefahrgutmanagement, Sanktionslistenmonitor und Niederstwertbewertung sind integriert und bilden die Vorgaben durchgängig korrekt ab.
Herausforderung
Fehlende Integration: Insellösungen, Excel-Chaos, doppelte Datenpflege
Lösung
Alle Prozesse von Angebot bis Rechnung in einem System – keine Medienbrüche, keine redundante Dateneingabe
Herausforderung
Margenverluste durch volatile Tagespreise und manuelle Kalkulation
Lösung
Tagesaktuelle Preispflege, OMR-Anbindung, DSEK-Bewertung – Margensicherung durch automatisierte Preisteuerung
Herausforderung
Fehleranfällige Logistik: Leerfahrten, Beladungsfehler, fehlende Kontrolle
Lösung
Tourenplanung mit Mengen- und Beladungskontrolle, automatische Fehlermeldungen, Schnittstellen zu Dispositionssystemen
Herausforderung
Regulatorischer Druck: THG-Quote, E-Rechnung, Gefahrgut
Lösung
Alle Compliance-Anforderungen integriert und revisionssicher – ZUGFeRD/XRechnung, Biokraftstoffnachweise, Gefahrgutmanagement
Herausforderung
Personenabhängigkeit: kritisches Wissen in Köpfen statt im System
Lösung
Zentrale Datenhaltung, dokumentierte Prozesse, rollenbasierte Rechte – der Betrieb bleibt handlungsfähig
Herausforderung
Altsysteme am Limit: kein Support, hohe Anpassungskosten
Lösung
Updatefähige Lösung auf Basis der ERP SUITE – individuelle Anpassungen bleiben bei Updates erhalten
Diermeier Energie GmbH
Wir schätzen besonders die Flexibilität und Erweiterungsfähigkeit, wenn es darum geht, neue Geschäftsprozesse umzusetzen. Bemerkenswert sind die schnellen Reaktionszeiten von MS Solutions.
Robert Wagner
Firma entdecken
Energieservice Schmitz
Leicht verständliche Oberflächen, zahlreiche Individualisierungsmöglichkeiten und detaillierte Auswertungen helfen uns, unser Geschäft bestmöglich zu betreiben.
Stefan Schmitz
Firma entdecken
Donig Mineralöl-Vertriebs GmbH
Mit energyportERP haben wir einen zuverlässigen Partner an unserer Seite, der unsere branchenspezifischen Anforderungen perfekt versteht. Dank innovativer Lösungen konnten wir unsere Branchenlösung kontinuierlich weiterentwickeln.
Torben Donig
Firma entdeckenUSE CASES
Wie wird energyportERP konkret eingesetzt?
Die energyportERP wird im Arbeitsalltag eingesetzt, um zentrale Geschäftsprozesse der Energie- und Mineralölbranche durchgängig zu automatisieren und miteinander zu verknüpfen.
Use Case #1
Telefonverkauf in einem Workflow
Ruft ein Kunde an, öffnet die Volltextsuche per Tastendruck die Kundenmaske. Verkäufer sehen Ampelstatus, offene Posten und Lieferhistorie auf einen Blick, wählen Artikel und Menge, kalkulieren inklusive Lieferpauschale und versenden das Angebot direkt per Mail, alles ohne Fibu-Lizenz.
Use Case #2
Einkaufsplanung nach Verkaufsspitze
Nach kräftigem Verkauf zeigt die Einkaufsplanung für den gewählten Zeitraum aktive Kontrakte, Lagerbestände und Verkäufe und berechnet die Fehlmenge automatisch. Der Händler ruft die Ladestellen an, pflegt die Tagespreise und legt einen Kontrakt mit Menge, Preis und Gültigkeit an.
Use Case #3
Tagesrückerfassung nach der Tour
Der Fahrer kehrt mit Beförderungspapier und Bondruck zurück. In der Tagesrückerfassung erscheinen alle Lieferstellen der Tour, tatsächliche Mengen werden erfasst, Abweichungen automatisch gemeldet. Anschließend wandelt ein Rechtsklick alle Aufträge in Rechnungen, der Sammelbelegdruck wählt Papier, Mail oder ZUGFeRD.
Use Case #4
DSEK-Bewertung zum Monatsende
Zum Monatsende startet die Lagerbestandsbewertung. energyportERP vergleicht den durchschnittlichen Einkaufspreis mit dem letzten Einkaufspreis und bewertet nach dem Niederstwertprinzip. Auch Minus-Bestände werden unterstützt, der Steuerberater erhält eine korrekte Grundlage für die Monatsabgrenzung.
WAS IST ANDERS?
Warum energyportERP? – Die Differenzierung
Erfahren Sie im folgenden Vergleich, worin sich energyportERP von klassischen Standard-ERP-Systemen im Mineralölhandel deutlich unterscheidet:
Kein Standard ERP
Ein Standard-ERP bildet die Besonderheiten des Mineralölhandels nicht ab. energyportERP wurde von Anfang an für diese Branche entwickelt.
Keine zusätzliche Konfiguration
Branchenbegriffe wie DSEK, EK-Ladestelle, Kontrakt, Bondruck und Beförderungspapier sind Standard. Diese Prozesse sind ab Werk abgebildet und erfordern kein aufwändiges Customizing.
Standardlösung
energyportERP
Preispflege
DSEK
Kontrakte
Gefahrgut
Rückerfassung
Updates
Keine tagesaktuelle Mehrfachpflege vorgesehen
Bestandsbewertung nicht branchengerecht abgebildet
Kontraktverwaltung fehlt meist vollständig
Beförderungspapier nicht enthalten
Manuelle Nachbearbeitung nach der Tour
Anpassungen gehen bei Updates verloren
Mehrfach täglich mit Protokoll und OMR-Anbindung
AutomatischeNiederstwertbewertung inklusive Minus-Bestände
Kontrakte mit automatischer Fehlmengenberechnung integriert
Gefahrgut und Beförderungspapier automatisiert abgebildet
AutomatischeAbweichungsprüfung und Rechnungswandlung
Individuelle Anpassungen bleiben dauerhaft erhalten
Standard ERP
Energyport ERP
Anpassungsaufwand
Hoch – Mineralöl-Prozesse müssen konfiguriert oder programmiert werden
Gering – branchentypische Prozesse sind voreingestellt
Prozessabdeckung
Generisch – nicht auf Mineralölhandel zugeschnitten
Spezifisch – DSEK, OMR, Kontrakte, Disposition im Standard
Implementierungsdauer
Länger durch umfangreiche Konfiguration
Kürzer durch Branchentemplates und Voreinstellungen
Compliance
Generische Ansätze, Individualentwicklung nötig
THG, Biokraftstoff, E-Rechnung, Gefahrgut integriert
Investitionsschutz
Anpassungen gehen bei Updates oft verloren
Individuelle Anpassungen bleiben bei Updates erhalten
Branchenerfahrung
Allgemein
Über 25 Jahre Mineralölhandel-Expertise
SYSTEMAUFBAU
Modulstruktur & Integration
energyportERP ist modular aufgebaut und über zahlreiche Branchenschnittstellen mit vor- und nachgelagerten Systemen verbunden.
Verkauf & CRM
Telefonverkauf, Angebote, Aufträge, Kundenhistorie mit Ampelstatus und TAPI-Anruferkennung voll integriert im System.
Finanzen & Rechnungswesen
Automatische Rechnungsstellung, E-Rechnung via ZUGFeRD und Leitweg-ID sowie DATEV-Export integriert.
Vertrieb & Preismanagement
Einkaufsplanung, Kontraktverwaltung, Eingangsrechnungserfassung und automatische Fehlmengenberechnung im Beschaffungsprozess effizient gesteuert.
Analyse & Steuerung (BI)
ERP Analyzer für flexible Analysen, Cross-Selling und BPM-Aufgaben zur Prozesssteuerung.
Logistik & Disposition
Bestandsführung, DSEK-Berechnung, Lagerbewertung nach Niederstwertprinzip sowie Tourendisposition mit Beleg- und Bondruck.
Compliance & Regulatorik
Revisionssichere Prozesse, ZUGFeRD, Leitweg-ID und DATEV-konforme Dokumentation im System abgebildet.
ÜBERSICHT
Datenfluss vereinfacht
ZIELGRUPPEN
Für wen ist energyportERP geeignet?
energyportERP richtet sich an mittelständische Mineralölhändler vom Einzelarbeitsplatz bis zu rund sechzig Arbeitsplätzen, die mehrere Geschäftsbereiche unter einem Dach steuern.
Zielgruppe
Relevanz für energyportERP
Heizölhändler
Steuern Privat- und Großverbrauchergeschäft, tagesaktuelle Preise und Tourenlieferung durchgängig in einem System.
Kraftstoffhändler
Verwalten Dieselkontrakte, Tankstellenabrechnung und TnD-Anbindung mit automatischer Mengen- und Preiskontrolle.
Schmierstoffhändler
Nutzen mobile Datenerfassung, Kommissionierleitstand und Cross-Selling für das Lager- und Abfüllgeschäft.
Tankstellenbetreiber
Bilden Pächterabrechnung, Sonderpreise und Tankkarten über die integrierte TnD-Schnittstelle ab.
Energie-Großhändler
Koordinieren eigenen Fuhrpark, Tanklager und Tourenplanung über Kontraktverwaltung und Tanksteuerungs-Schnittstellen.
Geschäftsführung
Relevanz
Steuerung über Echtzeit-KPIs, Margen- und Liquiditätstransparenz
Disposition / Logistik
Relevanz
Effiziente Tourenplanung, weniger Leerfahrten und Beladungsfehler
Buchhaltung / Compliance
Relevanz
Automatisierte E-Rechnung, DSEK-Bewertung, revisionssichere Archivierung
Einkauf
Relevanz
Kontraktverwaltung, Mengenüberwachung, automatische Fehlmengenberechnung
IT / Prozessmanagement
Relevanz
Integrierte Architektur, updatefähige Anpassungen, geringe Schnittstellenkomplexität
ZIELGRUPPEN
Für wen ist Energyport ERP geeignet?
Energyport ERP ist speziell auf kleine und mittelständische Unternehmen im Mineralölhandel ausgerichtet. Im Mittelpunkt stehen Organisationen, die ihre Geschäftsprozesse konsequent digitalisieren, Medienbrüche vermeiden und regulatorische Anforderungen dauerhaft zuverlässig erfüllen möchten.
Relevanz für Energyport ERP
Lösung mit Energyport ERP
Geschäftsführung
Steuerung über Echtzeit-KPIs, Margen- und Liquiditätstransparenz
Wie entwickelt sich unsere Marge bei tagesaktuellem Preisniveau?
Disposition / Logistik
Effiziente Tourenplanung, weniger Leerfahrten und Beladungsfehler
Wie plane ich Touren effizienter und vermeide Reklamationen?
Buchhaltung / Compliance
Automatisierte E-Rechnung, DSEK-Bewertung, revisionssichere Archivierung
Wie erfülle ich THG-Quote und E-Rechnungspflicht ohne Mehraufwand?
Einkauf
Kontraktverwaltung, Mengenüberwachung, automatische Fehlmengenberechnung
Wie behalte ich den Überblick über offene Kontrakte und Fehlmengen?
IT / Prozessmanagement
Integrierte Architektur, updatefähige Anpassungen, geringe Schnittstellenkomplexität
Wie lässt sich energyport ERP in unsere bestehende Systemlandschaft integrieren?
Bereit für die Digitalisierung
Ihres Mineralölhandels?
Gerne stehen wir Ihnen jederzeit für weiterführende Informationen zur Verfügung und erläutern Ihnen ausführlich, welche konkreten Möglichkeiten sich zur Optimierung und Weiterentwicklung Ihrer bestehenden Prozesse und Systeme ergeben.
FAQ
Häufig gestellte Fragen zu: energyportERP
Was ist energyportERP?
energyportERP ist die spezialisierte ERP-Branchenlösung für Heizöl- und Mineralölhändler im Mittelstand. Sie bildet alle Kernprozesse vom Telefonverkauf bis zur automatischen Rechnungsstellung in einem System ab.
Wie funktioniert die DSEK-Bewertung in energyportERP?
energyportERP ermittelt den durchschnittlichen Einkaufspreis automatisch aus allen Zu- und Abgängen im Lager. Zum Monatsende vergleicht das System den DSEK mit dem letzten Einkaufspreis und bewertet nach dem Niederstwertprinzip. So erhält der Steuerberater eine korrekte Grundlage, auch bei Minus-Beständen.
Erfüllt energyportERP die E-Rechnungspflicht?
energyportERP unterstützt die E-Rechnung über ZUGFeRD und Leitweg-ID nativ. Der Sammelbelegdruck erkennt aus den Stammdaten, ob eine Rechnung als Papier, E-Mail oder XML versendet wird. Ein Belegeingangsmodul für eingehende E-Rechnungen befindet sich in der Erprobung.
Wie werden tagesaktuelle Preise verwaltet?
Einkaufspreise werden mehrfach täglich in einer übersichtlichen Maske gepflegt, farblich nach Produkt getrennt und mit Benutzer und Zeitstempel protokolliert. Eine kalkulatorische EK-Ladestelle dient als Preispuffer, die OMR-Anbindung importiert Gebietsdurchschnittspreise automatisch.
Welche Schnittstellen bietet energyportERP?
energyportERP ist unter anderem mit OMR, den Online-Plattformen Esyoil und Heizöl24, DATEV, Boniversum, geeichten Tanklastwagen-Systemen und gängigen Tanksystemen verbunden. Eine TAPI-Schnittstelle erkennt eingehende Anrufe und öffnet direkt die Kundenmaske.
Wie viel Zeit spart die automatische Rechnungsstellung?
Nach der Tagesrückerfassung wandelt energyportERP alle Aufträge einer Tour per Rechtsklick automatisch in Rechnungen. Laut Praxiserfahrung lassen sich dadurch bis zu zwei Mitarbeiterstellen einsparen, weil die manuelle Nachbearbeitung entfällt.
Für welche Unternehmen eignet sich energyportERP?
energyportERP eignet sich für mittelständische Heizöl-, Kraftstoff- und Schmierstoffhändler sowie Tankstellenbetreiber und Energie-Großhändler. Die Lösung skaliert vom Einzelarbeitsplatz bis zu rund sechzig Arbeitsplätzen und wird seit über 25 Jahren produktiv eingesetzt.