Pflichten, Prozesse und die Rolle des ERP-Systems

Die elektronische Rechnung ist im deutschen B2B-Geschäft seit 2025 gesetzlich verankert und wird bis 2028 zum verpflichtenden Standard. Auch in Österreich und der Schweiz gewinnt sie an Bedeutung, mit jeweils eigenen rechtlichen Rahmenbedingungen. Für Unternehmen stellt sich damit die Frage: Wie lässt sich der E-Rechnungsprozess effizient in die bestehende Systemlandschaft einbinden?

FUNKTIONEN

Was ist eine
E-Rechnung?

Der Begriff „E-Rechnung“ bezeichnet nicht jede digital versendete Rechnung, sondern ausschließlich strukturierte, elektronisch verarbeitbare Datensätze. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931, die Anforderungen an Inhalte und Datenstruktur definiert.

In Deutschland sind insbesondere zwei Formate relevant:

XRechnung

Rein strukturiertes XML-Format ohne visuelle Darstellung, insbesondere für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.

ZUGFeRD

Hybrides Format aus visuell lesbarem PDF und eingebetteten XML-Daten, besonders für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen.

Beide Formate basieren auf der EN 16931. Für die automatisierte Verarbeitung ist der strukturierte XML-Datensatz entscheidend, nicht die visuelle Darstellung.

ZIELGRUPPEN

Gesetzliche Pflichten und Fristen

Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland erfolgt gestaffelt. Für Unternehmen ergeben sich daraus unterschiedliche Zeitpunkte für Empfang und Versand:

Seit 1. Januar 2025:

Alle inländischen Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können. Diese Pflicht betrifft sämtliche Branchen und Unternehmensgrößen.

Ab 1. Januar 2027:

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind verpflichtet, E-Rechnungen aktiv zu erstellen und zu versenden.

Ab 1. Januar 2028:

Die Versandpflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig von Umsatz oder Größe. Gesetzliche Ausnahmen bleiben jedoch bestehen.

FUNKTIONEN

E-Rechnung in Österreich und der Schweiz

Die gesetzlichen Vorgaben unterscheiden sich von der deutschen Regelung. Für Unternehmen mit Geschäftsbeziehungen in der DACH-Region ist daher eine differenzierte Betrachtung erforderlich.

Österreich

Für Rechnungen an österreichische Bundesdienststellen besteht bereits seit 2014 eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Im B2B- und B2C-Bereich besteht derzeit keine allgemeine gesetzliche E-Rechnungspflicht.

Schweiz

Für Lieferanten der Schweizer Bundesverwaltung besteht bei einem Vertragswert von mehr als 5.000 CHF eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Im B2B- und B2C-Bereich besteht derzeit keine allgemeine gesetzliche E-Rechnungspflicht.

DEFINITION

Rechnungseingang Allgemein erklärt

Eingehende E-Rechnungen werden direkt aus einer zentralen Poststelle übernommen und in den Prüfprozess übergeben:

Automatisierter Empfang und Auslesen der XML-Daten
Zuordnung zum Belegstapel und Erstellung eines Buchungsvorschlags
Prüfung, Korrektur und Freigabe im Workflow
Übergabe an die Finanzbuchhaltung und strukturierte Archivierung

Ohne Integration entstehen Medienbrüche durch manuelle Datenerfassung und Prüfung. Das kostet Zeit und erhöht die Fehlerquote.

DEFINITION

Rechnungsausgang Allgemein erklärt

Das ERP-System erzeugt die E-Rechnung direkt aus den vorhandenen Auftrags- und Kundendaten und übernimmt den Versand:

Automatische Übernahme der Rechnungsdaten
Ausgabe als ZUGFeRD oder XRechnung je nach Anforderung
Übernahme relevanter Stammdaten wie E-Billing-Adresse und Leitweg-ID
Validierung vor dem Versand
Regelbasierter Versand und revisionssichere Archivierung

So lassen sich typische Fehler wie nicht normkonforme Rechnungen, fehlende Leitweg-IDs oder manuelle Formatumstellungen vermeiden.

ANWENDUNGSFÄLLE

E-Rechnung als Bestandteil des ERP-Prozesses

E-Rechnungsprozesse lassen sich zwar auch über isolierte Einzellösungen abbilden, ihre volle Wirkung entfalten sie jedoch erst als integrierter Bestandteil des ERP-Systems. Drei Gründe sprechen dafür:

Datenqualität:

Rechnungsdaten werden direkt aus den zentral gepflegten Stammdaten des ERP-Systems übernommen. Das reduziert manuelle Eingaben und mögliche Fehlerquellen.

Automatisierung und Skalierbarkeit:

Wiederkehrende Prozessschritte lassen sich automatisieren und auch bei steigenden Belegmengen effizient verarbeiten.

Nachvollziehbarkeit:

Beleg, Buchung und zugehörige Geschäftsvorgänge bleiben miteinander verknüpft und können innerhalb definierter Prozesse verarbeitet werden.

Wie einzelne ERP-Lösungen die E-Rechnung umsetzen

Die grundlegenden Anforderungen an Formate, Fristen und Prozesse gelten branchenübergreifend. Wie der E-Rechnungsprozess konkret in einer bestimmten Lösung abgebildet wird, unterscheidet sich je nach Einsatzbereich.

E-Rechnung einführen und Prozesse dauerhaft
unter Kontrolle bringen

Falls Sie noch Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung und zeigen Ihnen passende Möglichkeiten für Ihre Prozesse und Systeme auf.

IHR EINSTIEG

Alle Module im Überblick.

Jedes Unternehmen ist einzigartig. Finden Sie die Module, die zu Ihren Anforderungen passen.

Analysen & ReportingKennzahlen, Dashboards und Berichte direkt aus Ihren ERP-Daten in Echtzeit auswerten. B2B ShopOnline-Bestellungen, Preise und Lagerbestände vollständig ERP-integriert und jederzeit synchron verwalten.. BPMWorkflows automatisieren, Aufgaben zentral steuern und Fristen zuverlässig im Blick behalten. CRMKundendaten, Verkaufschancen und Servicevorgänge zentral im ERP verwalten und effizient nutzen. EDI ClearingCenterDen Datenaustausch mit Lieferanten und Kunden automatisieren, unabhängig vom jeweiligen Datenformat. ERPAlle kaufmännischen Prozesse in einem zentralen System abbilden, vom Einkauf bis zum Jahresabschluss. FiBuBuchhaltung und Jahresabschluss GoBD-konform und vollständig integriert abwickeln. Kasse / POSKassenvorgänge TSE-gesichert erfassen, revisionssicher archivieren und direkt ins ERP übertragen. ProduktionFertigungsaufträge, Materialplanung und Kapazitäten präzise und zentral im ERP steuern. WaWiBestände, Einkauf und Auftragsabwicklung in Echtzeit und automatisiert zentral verwalten.

FAQ

Häufig gestellte Fragen zu:
E-Rechnung

Worin unterscheidet sich eine E-Rechnung von einer PDF-Rechnung?

Eine E-Rechnung enthält Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Dadurch können die Informationen elektronisch ausgelesen und direkt weiterverarbeitet werden. Eine herkömmliche PDF-Rechnung allein erfüllt diese Voraussetzung nicht. Zu den gängigen Formaten gehören beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD.

Welche E-Rechnungsformate unterstützen die ERP-Lösungen von SoftENGINE?

Unsere ERP-Lösungen unterstützen die in Deutschland verbreiteten Formate XRechnung und ZUGFeRD. Damit können strukturierte elektronische Rechnungen erstellt, versendet, empfangen und in den weiteren Rechnungsprozessen verarbeitet werden.

Wie funktioniert die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen?

Die Rechnung wird auf Basis der im ERP vorhandenen Daten erstellt und in ein geeignetes strukturiertes E-Rechnungsformat überführt. Anschließend kann sie für den elektronischen Versand bereitgestellt werden. Die relevanten Rechnungsinformationen bleiben dabei Bestandteil eines durchgängigen ERP-Prozesses.

Wie können eingehende E-Rechnungen verarbeitet werden?

Strukturierte Rechnungsdaten lassen sich digital übernehmen und für die weitere Bearbeitung im ERP bereitstellen. Informationen müssen dadurch nicht erst manuell aus Rechnungsdokumenten übertragen werden. Das erleichtert die weitere Prüfung, Verarbeitung und Archivierung von Eingangsrechnungen.

Welche Prozesse lassen sich mit E-Rechnungen automatisieren?

Strukturierte Rechnungsdaten schaffen die Voraussetzung, verschiedene Arbeitsschritte stärker zu digitalisieren und zu automatisieren. Potenziale bestehen beispielsweise bei Erfassung, Prüfung, Freigabe, Buchung und Archivierung. So können manuelle Tätigkeiten und Medienbrüche im Rechnungsprozess reduziert werden.

Kann die E-Rechnung in bestehende ERP-Prozesse integriert werden?

Ja. Die E-Rechnung lässt sich in bestehende Prozesse im Rechnungseingang und Rechnungsausgang einbinden. Unsere ERP-Lösungen unterstützen dabei einen durchgängigen Umgang mit den strukturierten Rechnungsdaten, sodass die E-Rechnung nicht als isolierter zusätzlicher Prozess betrachtet werden muss.

Was sollten Unternehmen bei der Umstellung auf E-Rechnungen beachten?

Neben den benötigten Formaten und technischen Voraussetzungen sollten Unternehmen auch Stammdaten, bestehende Abläufe, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und Archivierung überprüfen. Die Umstellung bietet außerdem die Gelegenheit, Medienbrüche und manuelle Arbeitsschritte zu identifizieren und bestehende Rechnungsprozesse effizienter zu gestalten.