Bei der Auftragserfassung trennt medicalERP jede Position automatisch in Sprechstundenbedarf und Praxisbedarf. Die GKV-Fähigkeit ist bereits im Artikelstamm hinterlegt, eine manuelle Trennung der Lieferung entfällt vollständig.
MEDIZINISCHER FACHHANDEL
medicalERP ist die spezialisierte Branchenlösung für den medizintechnischen Fachhandel im Bereich Sprechstunden- und Praxisbedarf. Sie automatisiert die gesamte Auftragsabwicklung von der Belieferung der Arztpraxis bis zur quartalsweisen Krankenkassenabrechnung.
30+
Jahre Erfahrung
13+
Module
6+
anbindbare Drittsysteme und Schnittstellen
360°
Datentransparenz
FUNKTIONEN & PROZESSE
Funktionen für den Handel
medicalERP deckt die gesamte Prozesskette vom Artikelstamm bis zur Krankenkassenabrechnung ab. Sechs zentrale Funktionsbereiche greifen nahtlos ineinander und ersetzen manuelle Aufteilungen und Excel-Listen.
Alle Lieferscheine eines Arztes werden automatisch zu einer Quartalsrechnung an die zuständige Krankenkasse zusammengeführt. Bei mehreren Kassen je Arzt lässt sich die Aufteilung prozentual hinterlegen.
Artikel, Preise und Krankenkassenabgleiche laufen über die Pharmazentralnummer. Datenlieferungen von ABDA und Lauer Fischer werden zyklisch importiert und halten Artikel- und Preisdaten automatisch aktuell.
Preise werden je PZN mit Gültigkeitszeiträumen geführt. So ist auch bei Preisänderungen innerhalb eines Quartals stets der korrekte Preis zum Lieferdatum dokumentiert und abrechnungssicher.
Rezepte werden direkt aus dem System gedruckt und taxiert. Für säumige Ärzte stößt medicalERP automatische Rezeptanforderungen an, sodass keine Grundlage für die GKV-Abrechnung verloren geht.
medicalERP erstellt gesetzeskonforme E-Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD. Die §302-Daten gehen wahlweise direkt an die Krankenkasse oder per Export an ein Abrechnungszentrum.
ANWENDUNGSFÄLLE
Herausforderungen & Lösungsansätze
Typische Herausforderungen im medizinischen Fachhandel reichen von manuellen Abrechnungsprozessen bis hin zu komplexen Preis- und Rezeptanforderungen, die medicalERP vollständig digital abbildet und automatisiert löst.
Herausforderung
Lösung mit medicalERP
Manuelle Trennung: Aufteilung jeder Lieferung in GKV und Privat
medicalERP trennt jede Position bei der Erfassung automatisch anhand der im Artikelstamm hinterlegten GKV-Fähigkeit.
Veraltete Software: Altsystem ohne E-Rechnung-Fähigkeit
medicalERP erstellt E-Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD und erfüllt die gesetzliche B2B-Pflicht durchgängig.
Preisführung: Preise ändern sich innerhalb des Quartals
Preise werden je PZN mit Gültigkeitszeiträumen geführt, sodass stets der korrekte Preis zum Lieferdatum abgerechnet wird.
Quartalsabrechnung: Manueller, personalabhängiger Abrechnungsprozess
Der Quartalssammer führt alle Lieferscheine automatisch zur Quartalsrechnung zusammen, BPM-Wiedervorlagen sichern Fristen auch bei Vertretung.
Rezeptbeschaffung: Ärzte senden Rezepte verspätet zurück
Rezeptdruck und automatische Rezeptanforderungen für säumige Ärzte sichern die Abrechnungsgrundlage und reduzieren den manuellen Nachlauf.
Bundesland-Logik: Sprechstundenbedarf je Bundesland unterschiedlich
medicalERP differenziert den Sprechstundenbedarf je Artikel und Bundesland der Arztpraxis und bildet so auch überregionalen Versand korrekt ab.
Herausforderung
Fehlende Integration: Insellösungen, Excel-Chaos, doppelte Datenpflege
Lösung
Alle Prozesse von Angebot bis Rechnung in einem System – keine Medienbrüche, keine redundante Dateneingabe
Herausforderung
Margenverluste durch volatile Tagespreise und manuelle Kalkulation
Lösung
Tagesaktuelle Preispflege, OMR-Anbindung, DSEK-Bewertung – Margensicherung durch automatisierte Preisteuerung
Herausforderung
Fehleranfällige Logistik: Leerfahrten, Beladungsfehler, fehlende Kontrolle
Lösung
Tourenplanung mit Mengen- und Beladungskontrolle, automatische Fehlermeldungen, Schnittstellen zu Dispositionssystemen
Herausforderung
Regulatorischer Druck: THG-Quote, E-Rechnung, Gefahrgut
Lösung
Alle Compliance-Anforderungen integriert und revisionssicher – ZUGFeRD/XRechnung, Biokraftstoffnachweise, Gefahrgutmanagement
Herausforderung
Personenabhängigkeit: kritisches Wissen in Köpfen statt im System
Lösung
Zentrale Datenhaltung, dokumentierte Prozesse, rollenbasierte Rechte – der Betrieb bleibt handlungsfähig
Herausforderung
Altsysteme am Limit: kein Support, hohe Anpassungskosten
Lösung
Updatefähige Lösung auf Basis der ERP SUITE – individuelle Anpassungen bleiben bei Updates erhalten
USE CASES
Wie wird medicalERP konkret eingesetzt?
Vier typische Abläufe aus dem Alltag des Fachhandels zeigen, wie medicalERP einzelne Module verbindet und ganze Prozessketten ohne Medienbruch abbildet.
Use Case #1
Belieferung einer Arztpraxis
Eine Praxis bestellt Verbrauchsmaterial in einem Zug. Bei der Auftragserfassung trennt medicalERP jede Position automatisch in Sprechstundenbedarf und Praxisbedarf anhand der Artikelmarkierung. Der Praxisbedarf wird direkt an den Arzt fakturiert, der GKV-Anteil für die spätere Quartalsabrechnung vorgemerkt.
Use Case #2
Quartalsabrechnung mit der Krankenkasse
Zum Quartalsende führt der Quartalssammer alle Lieferscheine je Arzt automatisch zu einer Sammelrechnung an die zuständige Krankenkasse zusammen. Bei mehreren Kassen greift die hinterlegte prozentuale Aufteilung. Die §302-Daten gehen direkt an die GKV oder per Export an das Abrechnungszentrum.
Use Case #3
Stammdaten über PZN aktualisieren
medicalERP liest die Daten von ABDA und Lauer Fischer zyklisch über die Pharmazentralnummer ein. Artikel- und Preisdaten bleiben dadurch aktuell, Preisgültigkeitszeiträume werden je PZN geführt und sichern die korrekte Abrechnung zum jeweiligen Lieferdatum.
Use Case #4
Rezepte proaktiv anfordern
Für die GKV-Abrechnung wird zu jeder Lieferung ein Rezept benötigt. medicalERP druckt und taxiert Rezepte direkt aus dem System und stößt für bekannt säumige Ärzte automatische Rezeptanforderungen an, sodass keine Abrechnungsgrundlage verloren geht.
BRANCHENEIGNUNG
Standard-ERP oder Branchenlösung?
Ein Standard-ERP bildet die §302-Logik des Sprechstundenbedarfs nicht ab. medicalERP wurde gezielt für diesen Prozess entwickelt.
Kein
Standard-ERP
medicalERP ist eine echte Branchenlösung von SBS Datensysteme mit über 30 Jahren Branchenerfahrung und vollständig integriert.
Keine
zusätzliche Konfiguration
Sprechstundenbedarf-Markierung, PZN-Import, Bundesland-Logik sowie Verordner-Stammdaten mit LANR und BSNR sind ab Werk abgebildet und erfordern kein aufwändiges Customizing.
Standardlösung
medicalERP
SSB-Aufteilung
§302-Abrechnung
PZN-Import
Bundesland
Quartal
E-Rechnung
Manuelle Trennung je Position nötig
Keine native §302-Logik vorhanden
Kein PZN-Datenabgleich vorgesehen
Regionale Unterschiede nicht abbildbar
Manuelle Koordination der Sammelrechnung
Bei Altsystemen oft nicht enthalten
Automatisch bei der Auftragserfassung
Direktabrechnung oder Abrechnungszentrum-Export integriert
ABDA- und Lauer-Fischer-Import inklusive
Differenzierung je Artikel und Arztstandort
Automatischer Quartalssammer je Arzt
XRechnung und ZUGFeRD gesetzeskonform integriert
Standard ERP
Energyport ERP
Anpassungsaufwand
Manuelle Trennung je Position nötig
Automatisch bei der Auftragserfassung
Prozessabdeckung
Keine native §302-Logik vorhanden
Direktabrechnung oder Abrechnungszentrum-Export integriert
Implementierungsdauer
Kein PZN-Datenabgleich vorgesehen
ABDA- und Lauer-Fischer-Import inklusive
Compliance
Regionale Unterschiede nicht abbildbar
Differenzierung je Artikel und Arztstandort
Investitionsschutz
Manuelle Koordination der Sammelrechnung
Automatischer Quartalssammer je Arzt
Branchenerfahrung
Bei Altsystemen oft nicht enthalten
XRechnung und ZUGFeRD gesetzeskonform integriert
Standardlösung
Medical ERP
SSB-Aufteilung
§302-Abrechnung
PZN-Import
Bundesland
Quartal
E-Rechnung
Manuelle Trennung je Position nötig
Keine native §302-Logik vorhanden
Kein PZN-Datenabgleich vorgesehen
Regionale Unterschiede nicht abbildbar
Manuelle Koordination der Sammelrechnung
Bei Altsystemen oft nicht enthalten
Automatisch bei der Auftragserfassung
Direktabrechnung oder Abrechnungszentrum-Export integriert
ABDA- und Lauer-Fischer-Import inklusive
Differenzierung je Artikel und Arztstandort
Automatischer Quartalssammer je Arzt
XRechnung und ZUGFeRD gesetzeskonform integriert
SYSTEMAUFBAU
Modulstruktur & Integration
medicalERP ist modular aufgebaut und über branchenspezifische Schnittstellen mit Datenlieferanten, Krankenkassen und der softengine ERP-SUITE verbunden.
Artikel &
PZN
Artikelstamm mit PZN-Verwaltung, Sprechstundenbedarf-Markierung und Bundesland-Differenzierung.
Zentrale
Verordner-Stammdaten
Arzt- und Praxisdaten mit LANR, BSNR, Kassenzuordnung und konfigurierbarem Rezeptanforderungsmodus.
Auftrag &
Lieferschein
Auftragserfassung mit automatischer GKV/Privat-Aufteilung sowie Lieferschein- und Belegerfassung.
Flexible
Preisverwaltung
PZN-basierte Quartalspreise mit Gültigkeitszeiträumen für die abrechnungssichere Preisführung.
Abrechnung &
Rezept
Quartalssammer, Rezeptdruck und Taxierung sowie §302-Direktabrechnung und Abrechnungszentrum-Export.
E-Rechnung &
FiBu
E-Rechnung als XRechnung und ZUGFeRD, vollintegriert mit Lager, Einkauf, CRM und Finanzbuchhaltung der ERP-SUITE.
ÜBERSICHT
Datenfluss vereinfacht
ZIELGRUPPEN
Für wen ist medicalERP geeignet?
medicalERP richtet sich an Fachhändler für Sprechstunden- und Praxisbedarf mit fünf bis hundertfünfzig Mitarbeitenden, von regionalen Anbietern bis zu überregionalen Versandhändlern.
Zielgruppe
Relevanz
Regionale Fachhändler
Beliefern Arztpraxen im Einzugsgebiet und rechnen den Sprechstundenbedarf je Bundesland korrekt mit der GKV ab.
Überregionale Versandhändler
Steuern bundesweiten Versand mit komplexer Bundesland- und Krankenkassenlogik über ein skalierbares System.
Genossenschaftsmitglieder
Mitglieder von Komet, GVS und ähnlichen Gruppen erhalten eine moderne Alternative zu veralteten Branchenlösungen.
Abrechnungssachbearbeiter
Wickeln Rezeptverwaltung, Quartalsabrechnung und Krankenkassen-Sammelrechnungen weitgehend automatisiert ab.
Vertriebsinnendienst
Erfasst Bestellungen der Ärzte und pflegt Verordner-Stammdaten mit LANR, BSNR und Kassenzuordnung.
Geschäftsführung
Relevanz
Steuerung über Echtzeit-KPIs, Margen- und Liquiditätstransparenz
Disposition / Logistik
Relevanz
Effiziente Tourenplanung, weniger Leerfahrten und Beladungsfehler
Buchhaltung / Compliance
Relevanz
Automatisierte E-Rechnung, DSEK-Bewertung, revisionssichere Archivierung
Einkauf
Relevanz
Kontraktverwaltung, Mengenüberwachung, automatische Fehlmengenberechnung
IT / Prozessmanagement
Relevanz
Integrierte Architektur, updatefähige Anpassungen, geringe Schnittstellenkomplexität
Bereit für die Digitalisierung
Ihres Fachhandels?
Gerne stehen wir Ihnen jederzeit für weiterführende Informationen zur Verfügung und erläutern Ihnen ausführlich, welche konkreten Möglichkeiten sich zur Optimierung und Weiterentwicklung Ihrer bestehenden Prozesse und Systeme ergeben.
FAQ
Häufig gestellte Fragen zu: medicalERP
Was ist medicalERP?
medicalERP ist die spezialisierte ERP-Branchenlösung für den medizintechnischen Fachhandel im Bereich Sprechstunden- und Praxisbedarf. Sie bildet die gesamte Auftragsabwicklung von der Belieferung der Arztpraxis bis zur quartalsweisen Krankenkassenabrechnung ab.
Wie trennt medicalERP Sprechstundenbedarf und Praxisbedarf?
medicalERP trennt jede Lieferposition bereits bei der Auftragserfassung automatisch. Die GKV-Fähigkeit eines Artikels ist im Artikelstamm hinterlegt, zusätzlich wird das Bundesland der Arztpraxis berücksichtigt. So entfällt die manuelle Aufteilung, und der Praxisbedarf wird direkt an den Arzt fakturiert.
Unterstützt medicalERP die §302-Abrechnung?
medicalERP rechnet nach §302 SGB V elektronisch mit den gesetzlichen Krankenkassen ab. Die Daten können direkt an die Krankenkasse übermittelt oder per Export an ein Abrechnungszentrum übergeben werden. Der Quartalssammer fasst dafür alle Lieferscheine je Arzt zu einer Sammelrechnung zusammen.
Erfüllt medicalERP die E-Rechnungspflicht?
medicalERP erstellt E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD und erfüllt damit die gesetzliche B2B-Pflicht. Gerade für Betriebe mit veralteter Branchensoftware ohne E-Rechnung-Fähigkeit schließt die Lösung diese Lücke ohne Übergangsbehelf.
Wie werden Artikel- und Preisdaten aktuell gehalten?
medicalERP importiert die Daten von ABDA und Lauer Fischer zyklisch über die Pharmazentralnummer. Preise werden je PZN mit Gültigkeitszeiträumen geführt, sodass auch bei Preisänderungen innerhalb eines Quartals der korrekte Preis zum Lieferdatum abgerechnet wird.
Wie hilft medicalERP bei der Quartalsabrechnung?
Der Quartalssammer führt alle Lieferscheine eines Arztes automatisch zu einer Quartalsrechnung an die zuständige Krankenkasse zusammen. Bei mehreren Kassen je Arzt lässt sich eine prozentuale Aufteilung hinterlegen. BPM-Wiedervorlagen sichern die Fristen auch bei Urlaub oder Krankheit.
Bildet medicalERP bundeslandspezifische Regelungen ab?
medicalERP differenziert den Sprechstundenbedarf je Artikel und je Bundesland der Arztpraxis. Da jedes Bundesland eigenständig festlegt, welche Artikel über die GKV abrechenbar sind, ist diese Logik besonders für überregional tätige Versandhändler entscheidend.
Für welche Unternehmen eignet sich medicalERP?
medicalERP eignet sich für Fachhändler im Sprechstunden- und Praxisbedarf mit fünf bis hundertfünfzig Mitarbeitenden, von regionalen Anbietern bis zu überregionalen Versandhändlern. Nicht geeignet ist die Lösung für Sanitätshäuser mit klassischer Hilfsmittelversorgung am Patienten, Apotheken oder reine Pharmagroßhändler.