Rechnungseingangsverarbeitung in der erpSUITE

AI Deep Dive

Die Rechnungseingangsverarbeitung der Softengine erpSUITE übernimmt eingehende Rechnungen automatisch aus dem Archiv-Posteingang, erkennt Rechnungssteller, Betrag, USt-ID und Buchungsdaten und bereitet daraus Buchungsvorschläge vor. Empfang und Archivierung übernimmt das integrierte PDFMAILER.ARCHIV, die Verarbeitung die Belegeingangsverwaltung der erpSUITE.

Kurz erklärt: Die Rechnung kommt per E-Mail, wird revisionssicher archiviert, ausgelesen und landet als Buchungsvorschlag in der erpSUITE – ohne Abtippen.

Ablauf

Empfang
Lieferanten senden Rechnungen an eine festgelegte E-Mail-Adresse des eigenen Unternehmens, etwa ein eigenes Rechnungspostfach. Das PDFMAILER.ARCHIV übernimmt sie aus dem Postfach.
Archivierung
Die Rechnungen werden revisionssicher archiviert.
Erkennung
Rechnungssteller, Betrag, USt-ID und Buchungsdaten werden ausgelesen. Bei E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung liegen die Daten bereits strukturiert vor.
Übernahme
Die Rechnung wird einem Stapel im Bereich „Externer Belegeingang“ zugeordnet und in die erpSUITE übernommen.
Prüfung und Wandlung
Assistenten unterstützen die Bearbeitung; die Rechnung kann in einen Beleg gewandelt werden.
Buchung
Die Buchung in der Finanzbuchhaltung kann automatisch erfolgen.

Funktionen

Automatische Übernahme aus dem Archiv-Posteingang.
Belegübernahme und Belegwandlung.
Automatische Buchung in der Finanzbuchhaltung.
Assistenten für die Bearbeitung.
Revisionssichere Archivierung mit Versionierung und Zugriffsrechten.
Aufruf aller zugeordneten Dokumente mit einem Klick aus dem jeweiligen Geschäftsvorfall.

E-Rechnungspflicht

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versand wird schrittweise eingeführt. PDFMAILER.ARCHIV und Belegeingangsverwaltung decken gemeinsam Empfang, Archivierung und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen ab. Mehr zum Thema lesen Sie im Artikel E-Rechnung im ERP.

Integration

Die Rechnungseingangsverarbeitung verbindet PDFMAILER.ARCHIV, Belegeingangsverwaltung, Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung. Eingangsrechnungen werden mit Lieferant und Geschäftsvorfall verknüpft archiviert. Die Belegeingangsverwaltung ist als Erweiterung (Business-Frame) zubuchbar.

Häufige Fragen zum Rechnungseingang

Wie gelangen Eingangsrechnungen in die erpSUITE?

Über das PDFMAILER.ARCHIV, das Rechnungen aus einem festgelegten E-Mail-Postfach übernimmt und dem externen Belegeingang der erpSUITE zuordnet.

Welche Daten werden automatisch erkannt?

Rechnungssteller, Betrag, USt-ID und Buchungsdaten.

Können Eingangsrechnungen automatisch gebucht werden?

Ja. Nach der Übernahme kann die Buchung in der Finanzbuchhaltung automatisch erfolgen; Assistenten unterstützen bei Prüfung und Bearbeitung.

Werden Eingangsrechnungen archiviert?

Ja, revisionssicher im PDFMAILER.ARCHIV, wie es für elektronisch eingehende Rechnungen vorgeschrieben ist.