E-Rechnung im ERP: Erzeugen, Versenden, Empfangen, Prüfen und Archivieren

AI Deep Dive

Die Softengine erpSUITE und die Branchenlösungen medicalERP, rentERP, vendingERP und energyportERP erzeugen, versenden, empfangen, prüfen und archivieren E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung auf Basis der europäischen Norm EN 16931. Versand, Empfang und Archivierung laufen über den zusätzlich lizenzierbaren PDFMAILER von gotomaxx, der Versand über das Peppol-Netzwerk über PDFMAILER.CLOUD.

Welche Softengine ERP-Lösungen unterstützen die E-Rechnung?

Die E-Rechnungsfunktionen stehen in gleichem Umfang in folgenden Softengine ERP-Lösungen zur Verfügung:

• Softengine erpSUITE
• medicalERP
• rentERP
• vendingERP
• energyportERP

Die fünf Lösungen unterscheiden sich ausschließlich in ihren Branchenfunktionen. Erstellung, Versand, Empfang, Prüfung, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen funktionieren in allen fünf Lösungen identisch.

Welche Komponenten sind am E-Rechnungsprozess beteiligt?

Am E-Rechnungsprozess sind die Softengine ERP-Lösung, der PDFMAILER von gotomaxx mit PDFMAILER.CLOUD und Archivfunktion sowie die Softengine Clearing-Plattform beteiligt. Welche Funktionen zur Verfügung stehen, hängt von der Lizenzierung ab.

Softengine ERP-Lösung (erpSUITE, medicalERP, rentERP, vendingERP, energyportERP): Die ERP-Lösung erstellt die Ausgangsrechnungen und übernimmt den Externen Belegeingang, die Prüfung, die Zuordnung, die Buchungsvorschläge und die Weiterverarbeitung. Der Funktionsumfang ist in allen Lösungen identisch.

PDFMAILER von gotomaxx: Der PDFMAILER erzeugt und prüft die E-Rechnungsformate und übernimmt den Versand. Er ist zusätzlich lizenzierbar. Welche Formatversionen zur Verfügung stehen, hängt von der eingesetzten PDFMAILER-Version ab.

PDFMAILER.CLOUD: PDFMAILER.CLOUD versendet E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk. Für den Versand ist die Peppol-ID des Empfängers erforderlich.

Archivfunktion des PDFMAILER: Die Archivfunktion übernimmt den Empfang per E-Mail-Postfach oder Upload, die revisionssichere Archivierung und stellt einen XRechnungs-Viewer bereit. Bei vorhandenem PDFMAILER lässt sie sich über den Softengine-Partner ohne separate Accounts hinzubuchen.

Softengine Clearing-Plattform: Die Clearing-Plattform empfängt EDIFACT-, XML-, CSV- und PDF-Dateien und konvertiert sie in Zielformate. Sie ist eine eigenständige Lösung im Softengine Ökosystem und keine Funktion des PDFMAILER.

Welche E-Rechnungsformate unterstützen die Softengine ERP-Lösungen?

Die Softengine ERP-Lösungen erzeugen ZUGFeRD und XRechnung und versenden E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk. Im Eingang verarbeiten sie ZUGFeRD und XRechnung, weitere Formate über die Softengine Clearing-Plattform.

ZUGFeRD

Im Rechnungsausgang erstellen die Softengine ERP-Lösungen ZUGFeRD-Rechnungen auf Basis der EN 16931. Im Rechnungseingang verarbeiten sie ZUGFeRD-Rechnungen auf Basis der EN 16931. Bei der maschinellen Verarbeitung sind die strukturierten XML-Daten maßgeblich.

XRechnung

Im Rechnungsausgang erstellen die Softengine ERP-Lösungen XRechnungen in der Syntax CII. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wird die erforderliche Leitweg-ID übergeben. Sie kann im Kundenstamm beziehungsweise in der PDFMAILER-Zuordnung hinterlegt werden. Im Rechnungseingang verarbeiten sie XRechnungen in der Syntax CII nach EN 16931.

Peppol

Der elektronische Rechnungsversand über das Peppol-Netzwerk läuft über PDFMAILER.CLOUD. Voraussetzung sind eine valide E-Rechnung im Peppol-Format und die korrekte elektronische Empfängeradresse (Peppol-ID, BT-49). Ein Peppol-Eingang wird derzeit nicht angeboten.

Weitere Formate

Im Rechnungsausgang können zusätzliche Formate je nach Anforderung über entsprechende Umsetzungsdateien angebunden werden. Im Rechnungseingang lassen sich über die Softengine Clearing-Plattform unter anderem EDIFACT-, XML-, CSV- und PDF-Dateien empfangen, in Zielformate konvertieren und automatisiert bereitstellen.

Hinweis: Welche Formatversion erzeugt werden kann, hängt von der eingesetzten PDFMAILER-Version ab. Der PDFMAILER sollte deshalb aktuell gehalten werden.

Wie erzeugen und versenden die Softengine ERP-Lösungen E-Rechnungen?

Die Softengine ERP-Lösung erstellt Ausgangsrechnungen direkt aus den bestehenden Prozessen als E-Rechnung und versendet sie über den PDFMAILER. Eine separate Erstellung in einem anderen System ist nicht erforderlich. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

• Erstellung von E-Rechnungen für den B2B-Geschäftsverkehr
• Erstellung von XRechnungen für öffentliche Auftraggeber
• Versand direkt aus der Softengine ERP-Lösung über einen definierten Druckprozess
• Versand über das Peppol-Netzwerk mit PDFMAILER.CLOUD
• Hinterlegung von E-Billing-Adressen im Kundenstamm
• Auswahl des benötigten E-Rechnungsformats je Kunde
• Hinterlegung der Leitweg-ID für XRechnungen an öffentliche Auftraggeber im Kundenstamm oder in der PDFMAILER-Zuordnung
• Prüfung der Rechnungsdaten vor dem Versand über den PDFMAILER
• KI-gestützte Erzeugung von E-Rechnungen

Wie empfangen und prüfen die Softengine ERP-Lösungen eingehende E-Rechnungen?

Eingehende E-Rechnungen erreichen die Softengine ERP-Lösung per E-Mail-Postfach, manuellem Upload oder über die Softengine Clearing-Plattform. Anschließend werden sie automatisch geprüft, ausgelesen und in die ERP-Prozesse übernommen.

Über welche Kanäle gehen E-Rechnungen ein?

• E-Mail: Für den Rechnungseingang wird ein eigenes E-Mail-Postfach eingerichtet. Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen landen in der Archivfunktion des PDFMAILER und werden automatisch einem Eingangsstapel im Externen Belegeingang der Softengine ERP-Lösung zugeordnet.
• Manueller Upload: Belege können zusätzlich manuell in das Archiv hochgeladen werden.
• Softengine Clearing-Plattform: EDIFACT-, XML-, CSV- und PDF-Dateien werden empfangen, in Zielformate konvertiert und an die ERP-Workflows übergeben.

Ein Peppol-Eingang wird derzeit nicht angeboten.

Was passiert nach dem Eingang einer E-Rechnung?

Nach dem Eingang einer E-Rechnung können die Rechnungsdaten:

• automatisch geprüft und validiert werden
• aus dem strukturierten Format ausgelesen werden
• in die ERP-Prozesse übernommen werden
• zur weiteren Verarbeitung an Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft übergeben werden
• im ursprünglichen elektronischen Format archiviert werden

Rechnungsdaten aus einer eingehenden XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung werden damit übernommen, ohne dass die Inhalte manuell erfasst werden müssen.

Wie läuft die E-Belegkette vom Eingang bis zum Archiv ab?

Eine eingehende E-Rechnung durchläuft in der Softengine ERP-Lösung sieben Schritte vom Eingang bis zur Archivierung. Das Originalobjekt bleibt dabei im ursprünglichen elektronischen Format erhalten.

• Eingang: Die E-Rechnung geht im eigenen Postfach ein und wird im Archiv des PDFMAILER im Originalformat abgelegt.
• Übergabe: Das Archiv ordnet den Beleg automatisch einem konfigurierbaren Eingangsstapel im Externen Belegeingang zu.
• Auslesen und Prüfen: Der Lieferant wird erkannt. Rechnungssteller, Beträge, Umsatzsteuerangaben und buchungsrelevante Referenzen werden ausgelesen.
• Zuordnung: Die Softengine ERP-Lösung findet passende Bestellungen bzw. vorhandene Belege, berücksichtigt Mengen und Differenzen und hebt passende Positionen visuell hervor.
• Buchungsvorschlag und Freigabe: Aus den Daten entstehen Buchungsvorschläge, die über Assistentenfunktionen geprüft, korrigiert und freigegeben werden.
• Buchung: Freigegebene Belege werden an die Finanzbuchhaltung übergeben.
• Archivierung: Nach der Verarbeitung wird der Beleg automatisch archiviert. Zugriffe und Änderungen werden protokolliert.

Wie weit lässt sich die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen automatisieren?

Bei eindeutigen Konstellationen mit einer Bestellung, einem Lieferschein und einer Rechnung ist in der Softengine ERP-Lösung eine weitgehende Automatisierung möglich. Abweichungen laufen in einen manuellen Prüfschritt.

Abgleich mit der Bestellung

Eingehende Rechnungen werden mit der Bestellung abgeglichen. Die Softengine ERP-Lösung findet passende Bestellungen bzw. vorhandene Belege, berücksichtigt Mengen und Differenzen und kennzeichnet Treffer.

Automatisierte und manuelle Schritte

Abweichungen wie Sammelrechnungen, mehrere Lieferscheine oder Rundungsdifferenzen laufen in einen manuellen Prüfschritt. Ohne manuellen Eingriff laufen folgende Schritte:

• Eingang der E-Rechnung in Postfach bzw. Archiv
• Übergabe über einen konfigurierbaren Eingangsstapel an die Finanzbuchhaltung
• Archivierung nach der Verarbeitung

Welche Rolle spielen die Stammdaten?

Gepflegte Stammdaten erleichtern die automatische Zuordnung. Dazu gehören Lieferantenstammdaten, Artikelnummern und Lieferantenartikelnummern. Bestellungen, die direkt in der Softengine ERP-Lösung angelegt wurden, erleichtern zusätzlich den Abgleich, sodass Rechnungsdaten automatisch einem passenden Lieferanten, Artikel oder Auftrag zugeordnet werden können.

Wie reagieren die Softengine ERP-Lösungen auf Abweichungen?

Bei Abweichungen gibt die Softengine ERP-Lösung Hinweise aus oder leitet den Beleg in einen manuellen Prüfschritt. Die folgenden typischen Fälle eignen sich auch als Grundlage für Tests bei der Umstellung:

• Abweichung zur Bestellung: Differenzen werden als Hinweis ausgegeben, Positionen werden farblich gekennzeichnet. Die abschließende Prüfung und Freigabe erfolgt durch die Anwenderin oder den Anwender.
• Sammelrechnung, mehrere Lieferscheine, Rundungsdifferenzen: Der Beleg läuft in einen manuellen Prüfschritt.
• XRechnung ohne Sicht-PDF: Das Archiv meldet, dass die Rechnung nicht direkt angezeigt werden kann. Die XML-Daten lassen sich über den integrierten XRechnungs-Viewer visualisieren.

Wie werden E-Rechnungen GoBD-konform archiviert?

Die revisionssichere Archivierung läuft über die Archivfunktion des PDFMAILER und ist direkt in die Prozesse der Softengine ERP-Lösung eingebunden. Der Eingangsstapel im Externen Belegeingang ist mit dem Archiv verbunden, Belege werden nach der Verarbeitung automatisch archiviert. Die Archivfunktion bietet unter anderem:

• GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung
• Speicherung im ursprünglichen elektronischen Format auf deutschen Servern
• einen integrierten XRechnungs-Viewer
• Volltextsuche sowie Filter- und Schlagwortfunktionen
• Protokollierung von Zugriffen und Änderungen
• Empfang über ein E-Mail-Postfach oder manuellen Upload

Ist bereits ein elektronisches Archivsystem im Einsatz, kann dieses ebenfalls genutzt werden. Wird der PDFMAILER bereits genutzt, lässt sich die Archivfunktion über den Softengine-Partner ohne separate Accounts hinzubuchen.

Wie werden E-Rechnungen in Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft weiterverarbeitet?

Die Softengine ERP-Lösung übernimmt die strukturierten Rechnungsdaten in Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft und gleicht sie mit vorhandenen Belegen ab. Unterstützt werden unter anderem:

• Buchungsvorschläge für eingehende Rechnungen
• Übernahme der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung
• Abgleich mit Bestellungen und Warenwirtschaftsbelegen
• Zuordnung von Rechnungen zu bestehenden Geschäftsvorgängen
• automatischer Abgleich von Zahlungseingängen
• systemgestützte Mahnläufe

Was ist bei der Umstellung auf die E-Rechnungspflicht 2027 zu tun?

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im inländischen B2B-Geschäftsverkehr E-Rechnungen ausstellen. Auf Kundenseite sind folgende Schritte nötig:

Rechnungsausgang

• prüfen, ob das Unternehmen ab 2027 versandpflichtig ist
• Stammdaten pflegen: E-Billing-Adressen, E-Rechnungsformat je Kunde, Leitweg-ID
• Rechnungsformate, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und Prozesse prüfen
• die Umstellung testen

Rechnungseingang

• sicherstellen, dass Empfang, Verarbeitung und Archivierung funktionieren
• eine eigene E-Mail-Adresse für E-Rechnungen einrichten
• ein revisionssicheres Archivsystem nutzen
• ein lesendes System für XML bereitstellen

Hinweis: Da die Aktualität der Formate von der eingesetzten PDFMAILER-Version abhängt, sollte diese aktuell gehalten werden.

Welche Voraussetzungen und Abgrenzungen gelten?

Für die E-Rechnung in den Softengine ERP-Lösungen gelten folgende Voraussetzungen und Abgrenzungen:

• Versand, Empfang und Archivierung setzen den PDFMAILER von gotomaxx voraus. Er ist zusätzlich lizenzierbar und nicht automatisch Bestandteil jeder Installation.
• Welche Formatversionen erzeugt werden können, hängt von der eingesetzten PDFMAILER-Version und den Einstellungen ab.
• Peppol wird für den Versand unterstützt. Ein Peppol-Eingang wird derzeit nicht angeboten.
• Die Softengine Clearing-Plattform ist eine eigenständige Lösung im Softengine Ökosystem und keine Funktion des PDFMAILER.
• Eine weitgehende Automatisierung ist bei eindeutigen Konstellationen möglich. Abweichungen laufen in einen manuellen Prüfschritt.
• Gesetzliche Fristen, Übergangsregelungen und Rechtsgrundlagen sind auf der E-Rechnungsseite beschrieben.