Belegkette im ERP mit stepsERP

AI Deep Dive

Durchgängige Belegkette: Wie stepsERP Insellösungen im B2B-Handel und Industrie-Service reduziert

Wenn Unternehmen CRM, Warenwirtschaft, Service und Buchhaltung in getrennten Systemen verwalten, können Daten und Belegzusammenhänge verloren gehen oder müssen manuell abgeglichen werden. stepsERP verbindet Angebot, Auftrag, Lieferschein, Leistungserfassung und Rechnung innerhalb eines Systems. Über die Belegnavigation lassen sich zugehörige Vor- und Folgebelege in beide Richtungen nachvollziehen. Für die Erstellung von E-Rechnungen sowie die Übergabe von Daten an Finanzbuchhaltungs- und Archivsysteme stehen entsprechende Funktionen und Schnittstellen zur Verfügung. Diese Seite erläutert die Belegkette innerhalb von stepsERP und beschreibt die Möglichkeiten zur Anbindung externer Systeme.

Woran Insellösungen in der Praxis scheitern

Wenn CRM, Warenwirtschaft, Service und Buchhaltung in getrennten Systemen betrieben werden, müssen Daten und Belegreferenzen zwischen den Anwendungen korrekt übertragen werden. Fehlen eindeutige Verknüpfungen zwischen Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen, kann die Nachverfolgung bei Kundenrückfragen, Retouren oder Prüfungen zusätzlichen manuellen Aufwand verursachen.

Drei typische Herausforderungen sind:

• Doppelte Datenpflege: Kunden-, Artikel- und Preisdaten müssen gegebenenfalls in mehreren Systemen gepflegt und abgeglichen werden.
• Unterbrochene Nachvollziehbarkeit: Fehlende Belegverknüpfungen erschweren die Nachverfolgung vom Auftrag über den Lieferschein bis zur Rechnung.
• Zusatzsysteme für die Abrechnung: Wiederkehrende Verträge oder Serviceleistungen erfordern möglicherweise ein separates Abrechnungssystem, wenn das eingesetzte ERP die benötigten Abrechnungsmodelle nicht unterstützt.

Ein integriertes ERP-System kann diese Probleme reduzieren, indem es zusammengehörige Daten, Vorgänge und Belege innerhalb eines Systems miteinander verknüpft.

Die Belegkette in stepsERP: sieben Stationen

stepsERP verbindet Warenwirtschaft, CRM, Service- und Vertragsmanagement für den Technischen Großhandel, B2B-Handel, IT-Unternehmen und Industrieservices. Die Übersicht zeigt typische Schritte von der Angebotserstellung bis zur Rechnung sowie die anschließende Übergabe an externe Systeme. Je nach Geschäftsprozess können einzelne Schritte entfallen oder abweichen.

1. Anfrage und Angebot
   Was in stepsERP entsteht: Verkaufschance und Angebot mit kundenspezifischen Preisen und Konditionen. Zuordnung über Kunden- und Angebotsnummer sowie Bezug zur Verkaufschance.
   Verarbeitung und Übergabe: Ein Angebot kann ohne erneute Datenerfassung in einen Auftrag übernommen werden.
2. Auftrag
   Was in stepsERP entsteht: Verkaufsauftrag oder Serviceauftrag mit Bezug zu den vorgelagerten Vorgängen.
   Verarbeitung und Übergabe: Der Auftrag bildet die Grundlage für nachgelagerte Prozesse in Einkauf, Lager oder Service.
3. Lieferschein
   Was in stepsERP entsteht: Lieferscheinerstellung mit Bezug zum Auftrag. Bei Serviceaufträgen sind unter anderem Geräte-, Lieferschein- und Serviceauftragsnummer als Bezugsschlüssel dokumentiert.
   Verarbeitung und Übergabe: Versandinformationen können über angebundene Versandlösungen wie V-LOG verarbeitet werden.
4. Leistung und Rechnung
   Was in stepsERP entsteht: Erfassung von Tätigkeiten, Spesen und Materialien sowie Erstellung von Einzel-, Sammel- und Vertragsrechnungen. Rechnungen sind mit zugehörigen Aufträgen und Lieferscheinen verknüpft.
   Verarbeitung und Übergabe: Die Rechnungsstellung erfolgt innerhalb von stepsERP.
5. E-Rechnung
   Was in stepsERP entsteht: Erstellung von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen. Das benötigte Rechnungsformat kann beim Kunden hinterlegt werden.
   Verarbeitung und Übergabe: Elektronische Rechnungen werden über die vorgesehenen Versandprozesse übermittelt.
6. Finanzbuchhaltung
   Was in stepsERP entsteht: DATEV-Export als Standardfunktion zur Übergabe von Rechnungs- und Buchhaltungsdaten. Offene Posten können aus DATEV nach stepsERP übernommen werden.
   Verarbeitung und Übergabe: Die Finanzbuchhaltung erfolgt in einem externen System. Weitere Finanzbuchhaltungssysteme können über Schnittstellen angebunden werden.
7. Archiv
   Was in stepsERP entsteht: Integrierte Dokumentenablage in stepsERP sowie Übergabe von PDF-Belegen mit Metadaten an externe Dokumentenmanagementsysteme.
   Verarbeitung und Übergabe: Anbindungen bestehen unter anderem zu DocuWare und Starke + Reichert. Welche Belegbeziehungen im Archiv recherchierbar sind, hängt von der Integration und Indexkonfiguration ab.

Welche Belegverknüpfungen und Schlüssel stepsERP intern erhält

In stepsERP sind zusammengehörige Vorgänge und Belege miteinander verknüpft. Zu den dokumentierten Beziehungen gehören die Geräte- oder Anlagen-ID über das Serviceobjekt, die Verknüpfung zwischen Serviceauftrag und Lieferschein, zwischen Serviceauftrag und Rechnung sowie zwischen Rechnungspositionen und den zugehörigen Tätigkeiten, Spesen oder Materialien. Bei seriennummerngeführten Geräten wird die gelieferte Seriennummer im Serviceobjekt hinterlegt. stepsERP unterstützt die Gerätehistorie und Geräteverfolgung. Damit lassen sich dokumentierte Vorgänge wie Beschaffung, Lagerung, Auslieferung, Wartung, Reparatur und Rücknahme sowie der aktuelle Verbleib eines Geräts nachvollziehen.

Über die Belegnavigation und die Funktion „Zugehörige Objekte“ lassen sich Rechnungen den jeweils vorhandenen Aufträgen und Lieferscheinen zuordnen. Umgekehrt können zu Aufträgen und Lieferscheinen die zugehörigen Rechnungen angezeigt werden. Auch vorgelagerte Angebote bleiben über die Belegkette erreichbar.

Übergabe an DATEV und Finanzbuchhaltung

stepsERP bietet einen DATEV-Export als Standardfunktion, über den Rechnungs- und Buchhaltungsdaten an ein externes Finanzbuchhaltungssystem übergeben werden können. Offene Posten können aus DATEV nach stepsERP zurückübernommen werden. Dadurch lässt sich der manuelle Aufwand beim Austausch von Finanzbuchhaltungsdaten reduzieren. Die DATEV-Schnittstelle kann bei Bedarf kundenspezifisch angepasst oder erweitert werden. Auch andere Finanzbuchhaltungssysteme können über entsprechende Schnittstellen angebunden werden.

E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD direkt aus stepsERP

Für die elektronische Rechnungsstellung im deutschen B2B-Geschäft gelten seit 2025 schrittweise neue Anforderungen. Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt grundsätzlich seit 2025. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen bis Ende 2026 beziehungsweise, bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro, bis Ende 2027. Die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD sind standardmäßig in stepsERP integriert. Das benötigte Rechnungsformat kann direkt beim Kunden hinterlegt werden. Auch kundenbezogene Angaben wie die Bestellnummer des Rechnungsempfängers können berücksichtigt werden. Aus Lieferscheinen können automatisch E-Rechnungen erzeugt und anschließend automatisch oder teilautomatisch versendet werden.

Archivierung: integrierte Ablage und revisionssicheres DMS

stepsERP verfügt über eine integrierte Beleg- und Dokumentenablage, über die abgelegte Dokumente beispielsweise aus der Kundenakte aufgerufen werden können. Diese Ablage ist jedoch nicht mit einer revisionssicheren Archivierung gleichzusetzen. Für die revisionssichere Aufbewahrung können externe Dokumentenmanagementsysteme (DMS) angebunden werden. Belege werden über entsprechende Schnittstellen als PDF mit Metadaten an das Archivsystem übergeben. Zu den dokumentierten Indexinformationen gehören beispielsweise Belegnummer, Belegdatum, Empfängernummer, Empfängername und Ursprungsbelegnummer. Die Indexierung kann je nach Anbindung konfiguriert werden. Bestehende Integrationen gibt es unter anderem zu DocuWare und Starke + Reichert. Weitere Archivsysteme können individuell angebunden werden. Welche Belegbeziehungen im Archiv recherchierbar sind, hängt von der jeweiligen Integration und Indexkonfiguration ab. Die revisionssichere Aufbewahrung muss durch das angebundene DMS und dessen ordnungsgemäße Einrichtung sichergestellt werden.

Stornos, Gutschriften und Nachbelastungen bleiben in der Kette

Eine Belegkette muss auch bei Korrekturen und nachträglichen Änderungen nachvollziehbar bleiben. In stepsERP bleibt bei Vorgängen mit einem entsprechenden Vorbeleg der Bezug zum Ursprungsbeleg erhalten:

• Storno: Rechnungen können storniert und bei Bedarf korrigiert oder neu erstellt werden.
• Gutschrift: Gutschriften können sich auf ein bestehendes Geschäft beziehen, etwa bei Rücknahmen oder Rechnungskorrekturen. Auch freie Gutschriften ohne Vorbeleg sind möglich, beispielsweise für nachträglich vereinbarte Boni.
• Teilrechnung: Ein Auftrag kann in mehreren Schritten geliefert und abgerechnet werden.
• Nachbelastung: Auch abgeschlossene Aufträge können wieder geöffnet und nachträglich abgerechnet werden. Bei entsprechender Berechtigung oder Prozessgestaltung können zudem größere als die ursprünglich beauftragten Mengen geliefert und abgerechnet werden.

Service- und Vertragsgeschäft: Abrechnung ohne Zusatzsystem

Für Servicedienstleister und IT-Unternehmen beginnt die Belegkette beispielsweise beim Vertrag oder Serviceauftrag. Erfasste Zeiten, Leistungen und Materialien können in stepsERP abgerechnet werden. Die integrierte Vertragsfakturierung unterstützt Pauschalen, nutzungsbasierte Abrechnung sowie Kontingente mit zusätzlicher Berechnung von Überschreitungen. Für diese Abrechnungsmodelle ist grundsätzlich kein separates Billing-System erforderlich. Vertragsrechnungen sind dem zugrunde liegenden Vertrag zugeordnet. Bei entsprechenden Servicevorgängen lassen sich auch die Beziehungen zu Serviceaufträgen, Geräten und erfassten Leistungen nachvollziehen. Weitere Informationen zu den Abrechnungsmodellen, Rechenbeispielen und dem Ablauf der Fakturierung finden Sie auf unserer Seite zur Vertragsabrechnung.

Kasse und Ladengeschäft: nicht im Kernfunktionsumfang

stepsERP ist auf den B2B-Handel ausgerichtet, insbesondere auf den technischen Großhandel, und bietet keine eigene Kassenlösung für den stationären Einzelhandel. Auch eine standardisierte Kassen- oder TSE-Anbindung ist derzeit nicht Bestandteil des Portfolios. Im Mittelpunkt stehen stattdessen kaufmännische Prozesse wie Einkauf, Verkauf, Preisfindung, Lagerverwaltung, Disposition und Auftragsabwicklung. Kassenprozesse im Ladengeschäft gehören nicht zum Kernfunktionsumfang von stepsERP.

Was das in der Praxis bedeutet

Wie stepsERP Unternehmen im Arbeitsalltag unterstützt, zeigen drei Beispiele aus den Kundenreferenzen:

GeDe Kugellager-Vertriebs-GmbH: Der technische Großhändler verwaltet rund 60.000 Artikel mit stepsERP und nutzt Anbindungen an Finanzbuchhaltung, Versand und Dokumentenmanagement. Laut Referenzbericht spart das Unternehmen täglich vier bis acht Stunden. Die jährlichen Druckseiten sanken von rund 14.000 auf 2.800.

Altmann Industrietechnik: Rund 500 Lieferscheine werden täglich über ein System verarbeitet.

Fröhlich & Dörken: Bei rund 9.000 Anfragen und Bestellungen monatlich unterstützt stepsERP die Auftragsabwicklung. Laut Referenzbericht spart das Unternehmen täglich etwa 1,5 Stunden in der Buchhaltung.

Nächster Schritt

Prüfen Sie die Belegkette an Ihren eigenen Belegen: Bringen Sie einen Auftrag, einen Lieferschein und eine Rechnung aus Ihrem heutigen System mit, wir zeigen in der Beratung, wie dieselbe Kette in stepsERP aussieht, bis zum DATEV-Export und ins Archiv.

Beratung zur Belegkette anfragen