Vertragsabrechnung im ERP mit stepsERP

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Vertragsabrechnung ohne Zusatzsystem: Wie stepsERP Abos, Wartungsverträge und Kontingente fakturiert

stepsERP unterstützt die Abrechnung wiederkehrender Verträge, nutzungsbasierter Leistungen und Stundenkontingente einschließlich möglicher Überschreitungen über die integrierte Vertragsfakturierung. Für diese Abrechnungsmodelle ist grundsätzlich kein separates Billing-System erforderlich. Grundlage sind die im Vertragsmanagement hinterlegten Leistungen, Konditionen und Abrechnungsinformationen. Der automatisierte Abrechnungslauf ermittelt die fälligen Vertragspositionen und erstellt daraus Rechnungen. Die Rechnungsdaten können anschließend an das angebundene Finanzbuchhaltungssystem übergeben werden. Auch die BU Steps Solutions nutzt diese Funktion: Dort werden monatlich mehr als 1.000 Verträge mit über 10.000 Vertragspositionen auf ihre Abrechnungsfälligkeit geprüft.

Welche Abrechnungsmodelle stepsERP im Standard unterstützt

Die Vertragsfakturierung bildet die gängigen Modelle für Software, Wartung, Managed Services und Mietgeräte ab. Für alle unten genannten Modelle ist kein zusätzliches Abrechnungssystem erforderlich.

• Pauschale
  So rechnet stepsERP ab: Fester, regelmäßig wiederkehrender Betrag aus dem Vertrag.
  Typischer Einsatz: Softwaremiete, Servicepauschale, Wartungsvertrag
• Nutzungsbasiert
  So rechnet stepsERP ab: Abrechnung auf Basis tatsächlich erfasster oder importierter Verbrauchsmengen.
  Typischer Einsatz: Kopierer und Drucksysteme, Transaktionen
• Kontingent
  So rechnet stepsERP ab: Vereinbartes Stunden- oder Leistungskontingent mit laufender Verbrauchsüberwachung; nicht verbrauchte Guthaben können innerhalb vereinbarter Grenzen angespart werden.
  Typischer Einsatz: Professional Services, Supportstunden, Managed Services
• Überschreitung
  So rechnet stepsERP ab: Leistungen oberhalb des Kontingents werden zusätzlich berechnet.
  Typischer Einsatz: Mehrstunden, Mehrverbrauch
• Gestaffelte Preise
  So rechnet stepsERP ab: Preisstufen nach Menge oder Volumen.
  Typischer Einsatz: Lizenzpakete, Seitenvolumen
• Teilperioden
  So rechnet stepsERP ab: Anteilige Berechnung bei Vertragsbeginn, Vertragsende oder Änderungen innerhalb einer Abrechnungsperiode.
  Typischer Einsatz: Unterjähriger Vertragsbeginn, untermonatliche Vertragsänderungen
• Preisanpassung zum Stichtag
  So rechnet stepsERP ab: Neue Konditionen gelten ab einem definierten Datum. Der Abrechnungslauf berücksichtigt den jeweils gültigen Preis.
  Typischer Einsatz: Jährliche Preisrunde, vertraglich vereinbarte Preisanpassungen

Drei Rechenbeispiele

Die Beispiele zeigen, was der Abrechnungslauf aus dem jeweiligen Vertrag macht. Die Beträge sind frei gewählte Musterwerte.

• 1 · Pauschalvertrag
  Vertrag: Monatliche Softwaremiete, vereinbart 200 € pro Monat.
  Rechnung: Jeden Monat wird auf Grundlage des hinterlegten Vertrags eine Rechnung über 200 € erstellt. Bei zwölf Monaten ergibt das 2.400 € im Jahr. Eine erneute manuelle Erfassung der Rechnungsposition ist nicht erforderlich.
• 2 · Nutzungsbasierter Vertrag
  Vertrag: Kopierer, Abrechnung nach gedruckten Seiten, 0,02 € pro Seite. Die Verbrauchsmengen werden importiert.
  Rechnung: 5.000 Seiten im Monat ergeben 100 €. Grundlage ist die importierte Verbrauchsmenge, nicht eine Schätzung.
• 3 · Kontingent mit Überschreitung
  Vertrag: Professional Services, 10 Stunden pro Monat im Kontingent, Mehrstunden zu 100 €.
  Rechnung: 13 Stunden erbracht: 10 Stunden sind im Kontingent enthalten, 3 Stunden werden zusätzlich mit 300 € berechnet, sofern kein anrechenbares Guthaben aus Vormonaten besteht. Nicht verbrauchte Stunden können innerhalb vereinbarter Grenzen angespart und später angerechnet werden.

Wie der monatliche Abrechnungslauf abläuft

Grundlage des Abrechnungslaufs sind die im Vertragsmanagement hinterlegten Vertragsdaten. Für eine korrekte Abrechnung müssen Änderungen an Leistungen, Mengen und Konditionen zeitnah erfasst werden. Zum Abrechnungszeitpunkt müssen die Vertragsinformationen vollständig und aktuell sein.

Der Abrechnungslauf umfasst sechs Schritte:

1. Abrechenbare Vertragspositionen zum jeweiligen Abrechnungsstichtag ermitteln.
2. Optional die Positionen zentral prüfen, ohne jeden Vertrag einzeln zu öffnen.
3. Einzelne Positionen bei Bedarf aus dem Abrechnungslauf herausnehmen.
4. Rechnungen automatisch aus den fälligen Vertragspositionen erstellen.
5. Rechnungen im hinterlegten Format, beispielsweise als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD, über die vorgesehenen Wege versenden.
6. Rechnungsdaten an das angebundene Finanzbuchhaltungssystem übergeben.

Ohne zusätzliche manuelle Prüfung ist der Bedienaufwand für 200 oder 500 Verträge grundsätzlich ähnlich. Nach Erfahrungswerten aus der Praxis lassen sich bei korrekt gepflegten Vertragsdaten auch 5.000 Verträge in kurzer Zeit fakturieren. Die tatsächliche Rechenlaufzeit hängt von der Anzahl der Verträge, den Vertragspositionen und der technischen Umgebung ab.

Bei einem Kunden wurden bereits mehrere Hunderttausend Vertragsrechnungen pro Jahr über stepsERP verarbeitet. Bei weiteren Kunden werden Bestände mit deutlich über 100.000 Einzelverträgen regelmäßig auf ihre Abrechnungsfälligkeit geprüft und abgerechnet.

Umsatzabgrenzung bei Jahres- und Mehrjahresverträgen

stepsERP enthält keine eigene Finanzbuchhaltung. Die periodengerechte Umsatzabgrenzung und die Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten erfolgen im angebundenen Finanzbuchhaltungssystem. stepsERP stellt dafür Rechnungsinformationen wie den Rechnungsbetrag und den zugehörigen Leistungszeitraum bereit. Ob und wie diese Informationen übertragen und für die Umsatzabgrenzung verarbeitet werden, hängt von der eingesetzten Schnittstelle sowie den Funktionen und der Konfiguration des Finanzbuchhaltungssystems ab.

Beispiel: Eine Rechnung über 12.000 € für den Leistungszeitraum Januar bis Dezember 2027 kann in einem entsprechend ausgestatteten Finanzbuchhaltungssystem auf zwölf Monate mit jeweils 1.000 € verteilt werden.

Das Vertragsmanagement von stepsERP ermöglicht außerdem Auswertungen zu bereits abgerechneten und künftig erwarteten Vertragsumsätzen. Diese dienen der kaufmännischen Planung und sind keine buchhalterische Umsatzabgrenzung.

Wo die Grenze von stepsERP liegt

stepsERP übernimmt die Vertragsverwaltung und Rechnungserstellung. Die eigentliche Finanzbuchhaltung, einschließlich der Buchung von Geschäftsvorfällen und der periodengerechten Umsatzabgrenzung, erfolgt in einem angebundenen Finanzbuchhaltungssystem. Für die Übergabe von Finanzbuchhaltungsdaten bietet stepsERP einen DATEV-Export als Standardfunktion. Weitere Finanzbuchhaltungssysteme können über Schnittstellen angebunden werden.

Für die beschriebenen Abrechnungsmodelle ist grundsätzlich kein separates Billing-System erforderlich. Bei besonderen Integrationsanforderungen können zusätzliche Schnittstellen oder kundenspezifische Anpassungen notwendig sein. Voraussetzung für eine korrekte automatisierte Vertragsabrechnung sind vollständige und aktuell gepflegte Vertragsinformationen.

Jede Rechnung behält ihren Bezug

Vertragsrechnungen sind Teil der Belegkette innerhalb von stepsERP. Über die Belegnavigation lassen sich zusammengehörige Vorgänge und Belege in beide Richtungen nachvollziehen. Dazu gehören beispielsweise die Verknüpfungen zwischen Serviceaufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen sowie zwischen Rechnungspositionen und den zugehörigen Leistungen oder Materialien. Geräteinformationen sind über das jeweilige Serviceobjekt zugeordnet. Für die Übergabe von Rechnungs- und Buchhaltungsdaten an DATEV sowie für die Anbindung externer Archivsysteme stehen Schnittstellen zur Verfügung. Welche Beleginformationen und Verknüpfungen in den externen Systemen erhalten bleiben und recherchierbar sind, hängt von der jeweiligen Schnittstelle und Konfiguration ab.

Nächster Schritt

Bringen Sie drei Ihrer Verträge mit, einen Pauschalvertrag, einen nutzungsbasierten und ein Kontingent. In der Beratung legen wir sie in stepsERP an und lassen den Abrechnungslauf einmal durchlaufen, bis zur Übergabe an Ihre Finanzbuchhaltung.

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