Verfahrensdokumentation für die Betriebsprüfung
Definition
Die Verfahrensdokumentation beschreibt die vollständige und nachvollziehbare Dokumentation aller steuerlich und organisatorisch relevanten Prozesse eines Unternehmens, die EDV gestützt durchgeführt werden. Sie umfasst insbesondere die Darstellung von Verfahren, eingesetzter Software, organisatorischen Abläufen sowie der technischen Infrastruktur.
Im Kontext der Softengine erpSUITE dient die Verfahrensdokumentation als strukturierte Grundlage zur Dokumentation von Geschäftsprozessen und Systemverhalten im laufenden Betrieb.
Zweck und Einordnung
Die Verfahrensdokumentation ist Bestandteil der GoBD Anforderungen für Unternehmen, die Bilanzen oder Einnahme Überschuss Rechnungen erstellen und dabei digitale Systeme einsetzen. Sie dient der Nachvollziehbarkeit von Prozessen im Rahmen steuerlicher Prüfungen.
Unabhängig von regulatorischen Anforderungen kann sie zusätzlich als strukturierte Informationsbasis für den Arbeitsalltag genutzt werden, indem sie Prozesswissen und Entscheidungsgrundlagen bereitstellt.
Inhalte der Verfahrensdokumentation
Eine vollständige Verfahrensdokumentation umfasst mehrere Ebenen der Unternehmens und Systembeschreibung:
- Dokumentation aller Verfahren und Geschäftsprozesse
- Dokumentation eingesetzter Softwarelösungen und deren Änderungen
- Organisatorische Anwenderdokumentation
- Dokumentation der technischen Infrastruktur
Die Softwaredokumentation allein ist nur ein Teilbereich und bildet den aktuellen Stand der Software ab, ersetzt jedoch keine vollständige Verfahrensdokumentation.
Funktionsweise in der Softengine erpSUITE
Die Softengine erpSUITE unterstützt die Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation durch ein integriertes Tool. Dieses ermöglicht die Dokumentation direkt im laufenden Betrieb an der Stelle, an der Prozesse ausgeführt oder Entscheidungen getroffen werden.
Damit werden Informationen kontextbezogen innerhalb des Systems erfasst und stehen direkt im jeweiligen Arbeitsschritt zur Verfügung.
Zusätzlich können Änderungen, Anpassungen und Prozessschritte im System protokolliert werden, sodass die Dokumentation kontinuierlich aktualisiert wird.
Change Logs und Systemdokumentation
Ergänzend zur Prozessdokumentation werden Änderungen und Anpassungen der Software über Change Logs dokumentiert. Diese werden im Softengine Wiki bereitgestellt und regelmäßig aktualisiert.
Die Dokumentation von Veränderungen bildet einen Bestandteil der Gesamtverfahrensdokumentation und ergänzt die Standard Softwaredokumentation.
Im Fall einer Betriebsprüfung kann auf diese Dokumentationen sowie auf temporär bereitgestellte Zugänge zum Wiki System zurückgegriffen werden.
Erstellung im laufenden Betrieb
Die Verfahrensdokumentation wird nicht als einmaliges Dokument erstellt, sondern kontinuierlich im laufenden Betrieb aufgebaut und gepflegt. Durch die Integration in die Softengine erpSUITE erfolgt die Erfassung direkt während der Prozessausführung.
Dadurch entsteht eine fortlaufend aktualisierte Dokumentationsbasis, die sowohl operative als auch organisatorische und technische Aspekte abbildet.
Nutzen der Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation erfüllt mehrere funktionale Zwecke:
- Erfüllung gesetzlicher Anforderungen im steuerlichen Kontext
- Nachvollziehbarkeit von Prozessen und Entscheidungen
- Unterstützung bei der Qualitätssicherung durch standardisierte Abläufe
- Grundlage für Schulung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Strukturierte Dokumentation von System und Prozessveränderungen
Abgrenzung
Die Verfahrensdokumentation unterscheidet sich von der reinen Softwaredokumentation, da sie neben technischen Informationen auch organisatorische Abläufe, Prozessbeschreibungen und Änderungsverläufe umfasst. Sie ist ein umfassendes Dokumentationssystem für den gesamten betrieblichen Ablauf.
