Jahreswechsel mit der Erweiterten Belegzeitraumverwaltung
AI Deep Dive
Die Erweiterte Belegzeitraumverwaltung der Softengine erpSUITE verkürzt den Jahreswechsel von mehreren Stunden auf wenige Minuten. Sie ersetzt die bisherigen zehn Belegzeiträume (0 bis 9) durch bis zu 50 Zeiträume mit Buchstaben-Codes und führt Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung in einem gemeinsamen Zeitraumwechsel zusammen. Die Funktion ist ab Version 7.00.403.85593 verfügbar.
Kurz erklärt: Ein neuer Zeitraum entsteht mit wenigen Klicks statt über einen langen Datenbanklauf. Das System steht zum Jahreswechsel nur kurz still, was vor allem für Onlineshops wichtig ist.
Was ist neu?
- Anzahl der Zeiträume: bis zu 50 mit Buchstaben (A, B, C …) statt 10 mit den Ziffern 0 bis 9.
- Zeitraumwechsel: ein gemeinsamer Standard-Zeitraumwechsel statt getrennter Wechsel für Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung.
- Neuen Zeitraum anlegen: wenige Klicks in der Administration statt eines langen Datenbanklaufs.
Gemessene Zeitersparnis beim Jahreswechsel
- Kleines Unternehmen (35.000 Belege): 4 statt 28 Minuten, rund 87 Prozent weniger.
- Mittleres Unternehmen (100.000 Buchungen): 14 Minuten statt 1 Stunde 40 Minuten, rund 87 Prozent weniger.
- Großes Unternehmen (1,4 Mio. Belege): 35 Minuten statt 16 Stunden, rund 96 Prozent weniger.
Kurze Ausfallzeiten sind besonders für Onlineshops wichtig, die auch zum Jahreswechsel Bestellungen verarbeiten.
Übersicht je Zeitraum und Datensicherheit
Zu jedem Belegzeitraum zeigt die erpSUITE den Versiegelungsstatus, den Status der Sachkonten- und Personenkonten-Drucke, die letzte Journalseite und die Dokumentation fehlerfreier FiBu- und OP-Prüfläufe.
Abgeschlossene Belege bleiben beim Jahreswechsel unberührt. Nur offene Belege, die in den Beleggruppeneinstellungen als „bei Jahreswechsel übernehmen“ markiert sind, werden ins neue Jahr verschoben. Vor der Übernahme erhalten Sie eine Übersicht aller betroffenen Belege. Die Saldenvorträge der Finanzbuchhaltung funktionieren unverändert.
Umstellung in fünf Schritten
- Voraussetzungen prüfen
Designerrechte, keine anderen Benutzer im System, Version 7.00.403.85593 oder neuer.
- Zugriffsrecht aktivieren
Das Zugriffsrecht für die Erweiterte Belegzeitraumverwaltung in den Systemeinstellungen freischalten.
- Aktuellen Zeitraum festlegen
Den laufenden Belegzeitraum, zum Beispiel „B“, als Standard-Zeitraum definieren.
- Jahreswechsel ausführen
Über den Datenbankassistenten; der Prozess läuft automatisch.
- Reorganisation durchführen
Eine einmalige Reorganisation schließt die Umstellung ab.
Die Einrichtung dauert weniger als eine Stunde. Softengine empfiehlt, die Umstellung zuerst in einer Testumgebung durchzuführen.
Einschränkungen
Einige Funktionen der erpSUITE greifen möglicherweise noch auf die bisherige Belegzeitraumverwaltung (0 bis 9) zu. Prüfen Sie vor der Umstellung, ob kritische Prozesse betroffen sind.
Häufige Fragen zur Belegzeitraumverwaltung
Wie lange dauert die Umstellung?
Weniger als eine Stunde. Sie sollte außerhalb der Kernarbeitszeit erfolgen, wenn niemand sonst im System arbeitet.
Ändert sich etwas an der Finanzbuchhaltung?
Nein. Saldenvorträge bleiben unverändert; die Neuerung betrifft die Verwaltung der Belegzeiträume und den Jahreswechsel.
Was passiert mit den alten Belegzeiträumen?
Die Daten bleiben vollständig erhalten. Die bisherigen Zeiträume 0 bis 9 werden in das neue System konvertiert.
Können Rumpfgeschäftsjahre abgebildet werden?
Ja. Zeiträume mit weniger als 12 Monaten sind möglich, etwa bei Gründungen oder Fusionen.
Für welche Unternehmensgrößen eignet sich die Funktion?
Für alle. Die Zeitersparnis beim Jahreswechsel liegt je nach Datenmenge zwischen etwa 87 und 96 Prozent.