E-Rechnungen mit ZUGFeRD und XRechnung
Definition
E Rechnungen sind strukturierte elektronische Rechnungsdokumente, die neben einer visuellen Darstellung in Form eines PDF auch maschinenlesbare Daten enthalten. Diese strukturierten Daten ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung in ERP und Buchhaltungssystemen ohne manuelle Datenerfassung.
In der Softengine erpSUITE werden E Rechnungen über etablierte Standards wie ZUGFeRD und XRechnung verarbeitet, erstellt und versendet. Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen.
Zweck und Einordnung
Die Nutzung von E Rechnungen dient der Digitalisierung und Automatisierung von Rechnungsprozessen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und öffentlicher Verwaltung. Ziel ist es, Medienbrüche zu vermeiden, Verarbeitungsschritte zu reduzieren und die Datenqualität in der Rechnungsverarbeitung zu erhöhen.
Im ERP Kontext sind E Rechnungen ein zentraler Bestandteil der Finanz und Belegprozesse und bilden die Grundlage für automatisierte Eingangs und Ausgangsrechnungsverarbeitung.
Funktionsweise
E Rechnungen kombinieren ein visuell lesbares Dokument mit strukturierten XML Daten. Diese strukturierten Daten enthalten relevante Informationen wie Rechnungspositionen, Beträge, Steuerangaben und Geschäftspartnerdaten.
Die Softengine erpSUITE ermöglicht die Erstellung dieser Daten direkt aus ERP Belegen. Die Rechnungsinformationen werden dabei in ein standardisiertes Format überführt und für den Versand oder Empfang bereitgestellt.
Auf Empfängerseite können die strukturierten Daten automatisch in ERP oder Buchhaltungssysteme übernommen werden, wodurch eine manuelle Erfassung entfällt.
ZUGFeRD Standard
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das ein PDF Dokument mit eingebetteten XML Daten kombiniert. Dadurch stehen sowohl eine visuelle Rechnung als auch strukturierte, maschinenlesbare Daten in einem Dokument zur Verfügung.
ZUGFeRD ist flexibel einsetzbar und eignet sich sowohl für den B2B Bereich als auch für viele Szenarien im Umfeld öffentlicher Auftraggeber, sofern die jeweils geltenden Anforderungen erfüllt werden.
Die Datenstruktur kann je nach Systemkonfiguration angepasst werden, sodass unterschiedliche Informationsumfänge in die XML Struktur übernommen werden.
XRechnung Standard
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML Format für elektronische Rechnungen. Sie wurde speziell für den Einsatz im Umfeld öffentlicher Auftraggeber entwickelt und basiert ebenfalls auf der europäischen Norm EN 16931.
Im Gegensatz zu ZUGFeRD enthält die XRechnung kein visuelles PDF Dokument als Bestandteil der Datenstruktur, sondern ausschließlich maschinenlesbare Informationen.
Sie wird insbesondere in Prozessen eingesetzt, in denen Rechnungen an öffentliche Institutionen übermittelt werden.
Integration in Softengine erpSUITE
Die Erstellung und Verarbeitung von E Rechnungen ist in die Softengine erpSUITE integriert und kann direkt aus den bestehenden ERP Belegen erfolgen. Rechnungsdaten werden automatisch aus dem System übernommen und in das jeweilige Standardformat überführt.
Für den Versand und die Verarbeitung wird häufig eine ergänzende Dokumenten und Kommunikationslösung eingesetzt, die den sicheren Transfer und die Archivierung der Rechnungen unterstützt.
PDF basierte Versand und Archivlösungen
Im Umfeld der E Rechnungsverarbeitung kommen häufig ergänzende Systeme für den Versand und die Archivierung zum Einsatz. Diese Systeme ermöglichen die Erstellung revisionssicherer Dokumente sowie die Übertragung über digitale Kommunikationskanäle.
Sie unterstützen zudem die Einhaltung von Formatanforderungen und stellen sicher, dass sowohl ZUGFeRD als auch XRechnungsformate korrekt erzeugt und verarbeitet werden können.
Vorteile der E Rechnungsverarbeitung
Die Nutzung von ZUGFeRD und XRechnung bietet im ERP Kontext mehrere grundlegende Vorteile:
- Automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten
- Reduzierung manueller Erfassungsprozesse
- Erhöhte Datenqualität durch strukturierte Informationen
- Schnellere Durchlaufzeiten in der Rechnungsverarbeitung
- Verbesserte Integration zwischen ERP Systemen
- Standardisierte Datenformate auf Basis europäischer Normen
- Vereinfachte Archivierung und Nachvollziehbarkeit
Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung
ZUGFeRD kombiniert strukturierte Daten mit einem visuellen PDF Dokument und ist dadurch breit im geschäftlichen Austausch einsetzbar.
Die XRechnung besteht ausschließlich aus strukturierten XML Daten und ist insbesondere für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern konzipiert.
Beide Formate erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931, unterscheiden sich jedoch in ihrer technischen Ausgestaltung und ihrem primären Einsatzbereich.
Einsatzbereiche
E Rechnungen werden in allen Bereichen eingesetzt, in denen Rechnungsprozesse digitalisiert und automatisiert abgewickelt werden sollen. Dazu gehören insbesondere:
- Rechnungsstellung im B2B Umfeld
- Rechnungsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern
- Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung
- ERP gestützte Finanzprozesse
- Digitale Archivierung und Compliance Prozesse
Abgrenzung
E Rechnungen sind keine einfachen digitalen Dokumente, sondern strukturierte Datensätze mit definierter Semantik. Sie unterscheiden sich von klassischen PDF Rechnungen dadurch, dass sie maschinenlesbare Informationen für die direkte Weiterverarbeitung enthalten.
