CRM und Kundenakte (Akte X) in der Softengine erpSUITE

AI Deep Dive

Das CRM der Softengine erpSUITE verwaltet Kunden, Interessenten und Geschäftspartner mitsamt allen Kontakten, Gesprächen, E-Mails, Terminen, Aufgaben und Projekten. Zentrale Informationsquelle ist die Kundenakte „Akte X“, die zusätzlich alle Belege aus Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung zeigt. Weil das CRM vollständig in die erpSUITE integriert ist, arbeiten Vertrieb, Service, Backoffice und Geschäftsführung mit denselben Daten.

Kurz erklärt: Wer mit einem Kunden spricht, sieht in der Akte X auf einen Blick alle Gespräche, E-Mails, Projekte, Angebote, Aufträge und Rechnungen – und kann direkt daraus handeln.

Funktionsbereiche

Adressen & Kontakte

Kunden, Lieferanten, Interessenten und Ansprechpartner mit Funktionen, DSGVO-konforme Erfassungsmasken, Adress-Informationssystem.

Kommunikation

Telefonnotizen, Gesprächsleitfäden, Besprechungsthemen, integriertes Mailsystem, Mailinglisten und Besuchsberichte.

Termine

Terminplaner, Einladungen, Arbeitsgruppen, Terminvorschläge, Ressourcentermine und Wiedervorlagen.

Aufgaben & Projekte

Aufgabenverwaltung mit Vorlagen und Beobachtung, Projekte mit Projektvorlagen und Checklisten.

Vertrieb

Verkaufschancen mit Vertriebskategorien, Akquise-Status und Kanban-Board.

Personal & Auswertung

Abwesenheitsübersicht, Infosystem Tagesplanung, integrierte Zeiterfassung sowie Selektionspools, Statistiken und Tabellenfunktionen.

Die Kundenakte Akte X

Die Akte X bündelt alle Informationen zu einer Adresse an einem Ort und macht sie allen berechtigten Mitarbeitern zugänglich.

Inhalte: Kontakte, Telefonnotizen, E-Mails, Korrespondenz, Briefvorlagen, Textbausteine, Besuchsberichte, Projekte sowie alle Warenwirtschafts- und Finanzbelege mit ihrem Verlauf.
Aktenarten: Adressakte, Ansprechpartnerakte und Projektakte sowie Monats-, Wochen- und Tagesakten für zeitbezogene Übersichten.
Suche: Volltextsuche und chronologische Historie.
Direkt handeln: In der interaktiven Voransicht passen Sie aus einem Eintrag heraus Aufträge an, legen Termine an oder versenden E-Mails. Quicktools führen Aktionen direkt aus.
Freies HTML-Layout für Eingaben und Erweiterungen von E-Mails und Kundenaufträgen.
Datenstruktur, die auf große Datenmengen ausgelegt ist.

Beispiel für einen durchgängigen Ablauf

Nach einem Telefonat zur Änderung eines Angebots geht das angepasste Angebot direkt per E-Mail an den Kunden. Die erpSUITE legt dabei automatisch eine Verkaufschance mit Wiedervorlage an. Kunden, die bestimmte Produkte gekauft haben, lassen sich einer Verkaufskampagne zuordnen und im Kanban-Board weiterbearbeiten. Telefonisch vereinbarte Termine werden automatisch per E-Mail bestätigt. Alle Schritte sind in der Akte X dokumentiert.

Kommunikation, Termine und Aufgaben

Telefonate werden als Ein- oder Ausgangsgespräche angelegt und protokolliert.
Vorbereitete Besprechungsthemen und ein Pool von Fragen und Antworten unterstützen Gespräche und Besuche.
Das integrierte Mailsystem ordnet E-Mails automatisch Adressen und Ansprechpartnern zu.
Über eine Exchange-Integration werden Daten von mobilen Geräten übernommen und für andere Systeme bereitgestellt.
Mailinglisten pflegen Sie direkt im CRM, etwa auf Basis von Selektionspools.
Der Terminplaner zeigt eigene und, bei Berechtigung, fremde Termine. Termine lassen sich auch für Mitarbeiter und Ressourcen ohne eigene Softwarelizenz verwalten.
Aufgaben können Projekten zugeordnet, delegiert und beobachtet werden; Vorlagen und Checklisten beschleunigen die Anlage.

Integration

Das CRM nutzt direkt Warenwirtschaftsdaten, Finanzbelege, Artikel-, Preis- und Mengendaten sowie Projekt-, Termin- und Ressourceninformationen. Über das PAN Business-Prozess-Management werden Workflows, Statuswechsel und Folgeaufgaben automatisiert. Eingehende Kundenanfragen lassen sich einem festgelegten Prozess zuführen.

Häufige Fragen zum CRM

Was ist die Akte X?

Die zentrale Kundenakte im CRM der erpSUITE. Sie zeigt alle Kontakte, Gespräche, E-Mails, Projekte und Belege zu einer Adresse oder einem Ansprechpartner.

Was ist der Unterschied zwischen CRM und ERP?

Ein CRM konzentriert sich auf Kundenbeziehungen in Vertrieb, Marketing und Service, ein ERP auf Warenwirtschaft, Logistik, Finanzen und Produktion. In der erpSUITE ist das CRM Teil des ERP-Systems und greift ohne Schnittstelle auf alle Daten zu.

Werden E-Mails automatisch zugeordnet?

Ja. Das integrierte Mailsystem ordnet E-Mails automatisch den passenden Adressen und Ansprechpartnern zu.

Gibt es eine Anbindung an Microsoft Exchange?

Ja. Über die Exchange-Integration werden Daten von mobilen Geräten übernommen und anderen Systemen bereitgestellt.

Wie unterstützt das CRM den Kundenservice?

Alle Informationen zum Kunden stehen in der Akte X sofort bereit. Anfragen lassen sich über Termine, Aufgaben und BPM-Prozesse strukturiert bearbeiten und sind lückenlos dokumentiert.