E-Rechnungen mit ZUGFeRD und XRechnung

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können, und die Umstellung auf digitale Rechnungsprozesse ist mittlerweile ein zentraler Bestandteil moderner Unternehmensabläufe. Für viele Unternehmen stellt sich dabei die Frage, wie sich die gesetzlichen Anforderungen effizient und rechtssicher umsetzen lassen.

Eine E-Rechnung ist weit mehr als ein digitales PDF-Dokument. Sie enthält strukturierte Daten, die eine automatische Verarbeitung durch die eingesetzte Unternehmenssoftware ermöglichen. Dadurch werden manuelle Arbeitsschritte reduziert, Fehlerquellen minimiert und Geschäftsprozesse beschleunigt.

ZUGFeRD und XRechnung einfach mit Softengine ERP umsetzen

Gemeinsam mit unserem Kooperationspartner gotomaxx haben wir die digitale Rechnungsverarbeitung direkt in die Softengine erpSUITE integriert. Unternehmen können damit elektronische Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format komfortabel erstellen, versenden und verarbeiten.

ZUGFeRD-XML oder XRechnung

ZUGFeRD ermöglicht die strukturierte Übermittlung von Rechnungsdaten und deren automatisierte Verarbeitung beim Empfänger.

Die ZUGFeRD-Erweiterung von gotomaxx extrahiert relevante Informationen aus den Softengine ERP-Belegen und überführt diese in das XML-basierte ZUGFeRD-Format. Die strukturierten Daten werden dabei direkt in das PDF-Dokument eingebettet. Welche Informationen übertragen werden, können Sie flexibel über Parameter festlegen.

Empfänger können die Rechnungsdaten ohne manuelle Erfassung direkt in ihre ERP- oder Buchhaltungssysteme übernehmen. Das spart Zeit, reduziert den Verwaltungsaufwand und vermeidet Übertragungsfehler.

PDFMAILER als zentrale Lösung für den Rechnungsversand

Mit unserer Kooperationslösung PDFMAILER gestalten Sie Ihren elektronischen Rechnungsversand einfach, sicher und gesetzeskonform.

Wer seine Rechnungsprozesse weitgehend automatisieren möchte, kommt an strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format nicht vorbei. Der PDFMAILER arbeitet nahtlos mit der Softengine ERP zusammen und ist darüber hinaus mit zahlreichen anderen Windows-basierten Anwendungen kompatibel.

Leistungsmerkmale

✓ XML-Daten im ZUGFeRD-Format erzeugen

✓ Direkter Versand aus der Warenwirtschaft per Druckbefehl

✓ Sichere Übertragung über ein Webportal

✓ Erstellung von PDF/A-Dokumenten

✓ Unterstützung von ZUGFeRD- und XRechnungsformaten

✓ Optional Abbildung des VDA4938/83-Standards

✓ Komfortabler Versand direkt aus der ERP-Lösung

ZUGFeRD oder XRechnung – wo liegt der Unterschied?

Sowohl ZUGFeRD als auch die XRechnung basieren auf der europäischen Norm EN 16931.

Die XRechnung wurde speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland entwickelt und enthält zusätzliche nationale Geschäftsregeln. Sie wird insbesondere für die Rechnungsstellung an Bundesbehörden, öffentliche Einrichtungen und Kommunen eingesetzt.

ZUGFeRD wurde hingegen gezielt für die Anforderungen der Wirtschaft entwickelt. Mit den aktuellen Versionen lassen sich jedoch auch die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung erfüllen. Dadurch eignet sich ZUGFeRD sowohl für den B2B-Bereich als auch für viele öffentliche Auftraggeber.

Ihre Vorteile als Rechnungsversender

✓ Elektronische Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnungsformat bereitstellen

✓ Automatisierte und strukturierte Datenübermittlung

✓ Integration in bestehende ERP- und Warenwirtschaftssysteme

✓ Kostengünstiger Einstieg in die digitale Rechnungsverarbeitung

✓ Erweiterung zu automatisierten Workflow-Prozessen mit den PDFMAILER Cloudservices

✓ Deutschsprachiger Service und Support durch gotomaxx

Ihre Vorteile als Rechnungsempfänger

✓ Schnellere und effizientere Rechnungsverarbeitung

✓ Automatisierte Prüf- und Freigabeprozesse

✓ Reduzierung manueller Erfassungsarbeiten

✓ Weniger Fehlerquellen durch strukturierte Daten

✓ Kein Einsatz aufwendiger OCR-Lösungen erforderlich