Gesetzliche Anforderungen
Nachweis gegenüber den Steuerbehörden.
Verfahrensdokumentation nach GoBD in der erpSUITE
AI Deep Dive
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie ein Unternehmen seine steuerrelevanten Daten mit welchen Verfahren und Systemen verarbeitet. Die Softengine erpSUITE enthält ein Werkzeug, mit dem Unternehmen ihre GoBD-konforme Verfahrensdokumentation im laufenden Betrieb aufbauen: Vorgänge und Entscheidungen werden genau an der Stelle in der Software dokumentiert, an der sie stattfinden, Programmänderungen und Anpassungen werden protokolliert. Ergänzt wird das durch Change-Logs und Hilfeartikel im Softengine Wiki.
Kurz erklärt: Statt die Verfahrensdokumentation vor einer Betriebsprüfung mühsam nachzuschreiben, entsteht sie bei regelmäßiger Pflege nebenbei im Arbeitsalltag.
Was zu einer Verfahrensdokumentation gehört
- Verfahren: Aufzeichnung aller eingesetzten Verfahren und Abläufe.
- Software: eingesetzte Softwarelösungen und deren Änderungen.
- Anwenderdokumentation: organisatorische Beschreibung, wie die Software genutzt wird.
- Technische Infrastruktur: Dokumentation der eingesetzten IT-Infrastruktur.
Für steuerpflichtige Unternehmen, die Bilanzen oder Einnahmen-Überschuss-Rechnungen EDV-gestützt erstellen, ist eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation seit 2015 Pflicht. Das Handbuch oder die Hilfefunktion einer Software allein reicht bei einer Betriebsprüfung in der Regel nicht aus.
Dokumentation im laufenden Betrieb
- Erfassung an der Stelle des Geschehens: Vorgänge und Entscheidungen werden direkt dort in der Software dokumentiert, wo sie ausgeführt oder getroffen werden.
- Punktgenaue Bereitstellung: Die dokumentierten Informationen erscheinen für Anwender direkt im jeweiligen Arbeitsschritt.
- Protokollierung: Alle Vorgänge, Programmänderungen und Anpassungen werden protokolliert.
- Ergebnis: Bei regelmäßiger Pflege entsteht nebenbei eine vollständige Verfahrensdokumentation.
Rolle des Softengine Wiki
- Die Standard-Softwaredokumentation und die Hilfeartikel im Softengine Wiki sind Teil der Verfahrensdokumentation.
- Softengine veröffentlicht kurz nach jedem Monatsende Change-Logs mit allen relevanten Softwareänderungen.
- Im Fall einer Betriebsprüfung können Partner oder Anwender einen temporären Zugang zum Wiki für den Prüfer anfordern.
Nutzen über die Prüfung hinaus
Transparenz
Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und Abläufen, Referenz bei Fehlern.
Qualitätssicherung
Unterstützung bei Qualitätsstandards und Normen, etwa ISO-Zertifizierungen.
Einarbeitung
Grundlage für die Schulung neuer Mitarbeitender und den Erhalt von Wissen.
Integration
Die Verfahrensdokumentation ist in alle Bereiche der erpSUITE eingebunden. Zusammen mit der Ereignisdatenbank, die Datenänderungen je Mitarbeiter protokolliert, und der revisionssicheren Archivierung über das Dokumentenarchiv des PDFMAILER unterstützt sie die GoBD-konforme Buchführung.
Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation
Ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht?
Ja. Nach den GoBD müssen steuerpflichtige Unternehmen, die ihre Buchführung EDV-gestützt erstellen, eine Verfahrensdokumentation führen.
Wie unterstützt die erpSUITE bei der Verfahrensdokumentation?
Mit einem integrierten Werkzeug, das Vorgänge und Entscheidungen direkt in der Software dokumentiert und Programmänderungen protokolliert.
Reicht das Softwarehandbuch als Verfahrensdokumentation?
Nein. Es ist nur ein Bestandteil. Dazu gehören auch die unternehmensspezifischen Verfahren, Änderungen, die Anwenderdokumentation und die technische Infrastruktur.
Wie werden Softwareänderungen nachgewiesen?
Über monatliche Change-Logs im Softengine Wiki. Für Betriebsprüfungen kann ein temporärer Wiki-Zugang für den Prüfer angefordert werden.