Dokumentenverwaltung
Rechnungen, Bestellungen, Verträge, E-Mail-Anhänge und weitere geschäftsrelevante Unterlagen.
Dokumentenarchiv im ERP mit dem PDFMAILER
AI Deep Dive
Die Softengine erpSUITE nutzt die Archivfunktion des PDFMAILER von gotomaxx als integriertes Dokumentenarchiv. Ein- und ausgehende Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen, Verträge und E-Mail-Anhänge werden revisionssicher archiviert, Adressen, Artikeln, Belegen oder Projekten zugeordnet und direkt aus der erpSUITE aufgerufen. Elektronische Rechnungen werden gesetzeskonform aufbewahrt und für die Verbuchung bereitgestellt.
Kurz erklärt: Belege landen bei Erstellung und Versand automatisch im Archiv, und jedes Dokument ist mit einem Klick aus dem passenden Kunden, Artikel oder Beleg erreichbar.
Funktionen im Überblick
Kategorisierung
Ablage nach Projekten, Kunden, Lieferanten, Artikeln und Prozessen.
Suche
Volltextsuche auch in großen Dokumentbeständen.
Versionierung & Rechte
Nachvollziehbare Änderungen und Revisionen, Zugriffsrechte für einzelne Dokumente und Bereiche.
Rechnungseingang
Übernahme aus einem E-Mail-Postfach in den externen Belegeingang der erpSUITE.
Automatische Archivierung
Ablage von Belegen über ERP-Tags bei Belegerstellung und Versand.
Eingangsrechnungen archivieren und verbuchen
- Empfang
Lieferanten senden Rechnungen an eine festgelegte E-Mail-Adresse des eigenen Unternehmens.
- Archivierung
Die Archivfunktion des PDFMAILER speichert die Rechnungen automatisch.
- Zuordnung
Die erpSUITE ordnet sie einem Stapel im Bereich „Externer Belegeingang“ zu.
- Erkennung
Rechnungssteller, Betrag, USt-ID und Buchungsdaten werden erkannt, daraus entstehen Buchungsvorschläge.
Mehr dazu im Artikel Rechnungseingangsverarbeitung.
Dokumente aus der erpSUITE archivieren
- Automatisch über ERP-Tags: Belege werden bei der Erstellung im Waren- und Wareneingangsbereich sowie bei der Kommunikation mit Geschäftspartnern automatisch archiviert und dem passenden Archivbereich zugeordnet.
- Versandte Belege: Warenein- und -ausgangsbelege, die per E-Mail, als ZUGFeRD- oder XRechnung versendet werden, landen automatisch im zugehörigen Archivordner.
- Manuell: Lieferanten- und Kundenverträge, Artikeldatenblätter oder Projektunterlagen hinterlegen und verknüpfen Sie über die Option „Tools“ in Adressen, Artikeln, Belegen oder Projekten.
Aus jeder Adresse und jedem relevanten Bereich der erpSUITE öffnet ein Mausklick alle archivierten Dokumente zum jeweiligen Geschäftsvorfall.
Anforderungen an die Archivierung elektronischer Rechnungen
- Unveränderbare und manipulationssichere Aufbewahrung über die gesamte Aufbewahrungsfrist.
- Aufbewahrung im Originalformat; bei E-Rechnungen bleibt die XML-Struktur erhalten.
- Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und jederzeitige Nachvollziehbarkeit.
- Verfügbarkeit, insbesondere für Prüfungen durch die Finanzbehörden.
Die Archivfunktion des PDFMAILER ist vollständig in die erpSUITE integriert und arbeitet mit Rechnungseingangsverarbeitung, Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, CRM und Projekten zusammen. Auch für den Versand von ZUGFeRD- und XRechnungen wird der PDFMAILER genutzt.
Häufige Fragen zum Dokumentenarchiv
Welches Archiv nutzt die erpSUITE?
Die Archivfunktion des PDFMAILER von gotomaxx, die vollständig in die erpSUITE integriert ist.
Werden E-Rechnungen revisionssicher archiviert?
Ja. Ein- und ausgehende E-Rechnungen werden unveränderbar im Originalformat aufbewahrt.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege und damit auch für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren.
Wie findet man archivierte Dokumente?
Über die Volltextsuche oder mit einem Klick aus dem jeweiligen Datensatz in der erpSUITE, etwa aus einer Adresse oder einem Beleg.
Müssen Belege manuell archiviert werden?
Nein. Über ERP-Tags werden Belege bei Erstellung und Versand automatisch archiviert. Weitere Dokumente lassen sich manuell zuordnen.