Grundeinstellungen
Kontenrahmen SKR03 und SKR04, Kontenarten, Kontenzuordnungen, zeitraumbezogene Steuerschlüssel, Nummernkreise, Automatikkonten und Referenzkontenrahmen.
Finanzbuchhaltung (FiBu) in der Softengine erpSUITE
AI Deep Dive
Die Finanzbuchhaltung (FiBu) ist das kaufmännische Kernmodul der Softengine erpSUITE. Sie übernimmt Belege aus Warenwirtschaft und Kasse sowie Umsätze von Banken und Zahlungsdienstleistern automatisch und erzeugt daraus einen Großteil der Buchungen selbst. Kreditoren- und Debitorenmanagement, OP-Verwaltung, Mahnwesen, Zahlungsverkehr und Auswertungen bis zu Bilanz und GuV liegen im selben System.
Kurz erklärt: Was in Warenwirtschaft, Kasse oder auf dem Bankkonto passiert, landet ohne zusätzliche Erfassung in der Buchhaltung. Die Buchhaltung prüft und gibt frei, statt abzutippen.
Funktionsbereiche
Buchen
Ordner, Fächer und Buchungsstapel, Buchungsmasken und -schablonen, Terminbuchungen, automatische Buchungsvorgänge und Fremdwährungsbuchungen.
Offene Posten & Mahnwesen
OP-Verwaltung mit Vorselektion, Ausziffern, Teilzahlungen und OP-Ständen zu Stichtagen; Mahnungen nach individuellen Einstellungen und Mahngruppen.
Zahlungsverkehr
Zahlungsvorschläge nach Zahlungsbedingungen, Skonto-Optimierung, SEPA-Mandate, Direktübertragung an die Bank oder Dateiausgabe.
Bankumsätze
Der Intelligente Buchungsassistent (INBU) erstellt Buchungsvorschläge und ergänzt fehlende Stammdaten.
Prüfung & Auswertung
Prüfläufe für Buchungen, Stammdaten und Einstellungen; Infosystem, Kontenzusammenstellungen, Bilanz, GuV und tagesgenaue Salden mit Drill-down.
Kontenrahmen und Steuern
- SKR03 und SKR04 werden mitgeliefert und lassen sich individuell anpassen.
- Kontenarten ermöglichen automatische Prüfungen und Vorschläge während der Buchung.
- Kontenzuordnungen sorgen für die richtige Kontierung der Warenwirtschaftsbelege.
- Zeitraumbezogene Steuerschlüssel regeln Steuerberechnung und -buchung sowie Sonderfälle wie Ausbuchungen und Skonti.
Automatisierung
- Belege aus Warenwirtschaft und Kasse werden ohne zusätzliche Erfassung verbucht.
- Automatische Buchungsvorgänge übernehmen Routinebuchungen und periodische Vorgänge wie Abgrenzungen, Terminbuchungen wiederkehrende Buchungen.
- Fremdwährungen werden nach Kurstabellen umgerechnet, Kursdifferenzen automatisch als Ertrag oder Aufwand gebucht.
- Bank- und Zahlungsdienstleisterumsätze, etwa von PayPal und Klarna, liest der Intelligente Buchungsassistent ein und erstellt Buchungsvorschläge. Aus Korrekturen lernt er dazu.
- Eingangsrechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung werden empfangen, ausgelesen und in die Belegeingangsverwaltung übernommen.
Offene Posten, Mahnwesen und Zahlungsverkehr
Die OP-Verwaltung zeigt alle offenen Posten. Über die OP-Vorselektion grenzen Sie offene Posten und OP-Konten mit eigenen Selektionen ein und stellen diese einzelnen Nutzern, Arbeitsgruppen oder allen bereit. Rechnungen, A-Konto-Zahlungen und Gutschriften werden durch Ausziffern verrechnet. Offene Beträge übergeben Sie per Klick an das E-Banking zur Zahlung oder zum Einzug.
Mahnungen entstehen nach individuellen Einstellungen und Mahngruppen; einzelne Vorgänge lassen sich zurückstellen oder an Bearbeiter übergeben. Zahlungsvorschläge berücksichtigen Zahlungsbedingungen, Zahlungsrhythmus und Skontofristen. Je Personenkonto sind mehrere SEPA-Mandate möglich.
Auswertungen
- Infosystem Finanzbuchhaltung: verdichtete Kennzahlen zur finanziellen Lage für Geschäftsleitung, Finanzen und Controlling, mit Details bei Bedarf; anpassbar ohne Programmierung.
- Kontenzusammenstellungen: Fachanwender passen Bilanz, GuV und betriebliche Auswertungen selbst an, ohne Administrations- oder Designkenntnisse. Drill-down bis zur Einzelposition.
- Weitere Auswertungen: tagesgenaue Salden und Vorjahresvergleiche, Handels- und Steuerbilanz, Abschlusslisten, OP-Übersichten.
Weitere Finanzfunktionen und Schnittstellen
Die erpSUITE deckt außerdem Anlagenbuchhaltung und Abschreibungen, Kostenrechnung, Ergebnis- und Deckungsbeitragsrechnung, Finanz- und Liquiditätsrechnung, Jahresabschluss und Meldungen an Behörden ab. Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung sind als Erweiterungen (Business-Frames) zubuchbar.
Die Finanzbuchhaltung arbeitet auf derselben Datenbasis wie Warenwirtschaft, CRM, BPM und Kasse. Buchungen lassen sich an DATEV übergeben, damit der Steuerberater sie dort weiterverarbeitet. Kontoauszüge werden importiert, Zahlungsdienste wie PayPal über eigene Verrechnungskonten eingebunden. Belege und E-Rechnungen archiviert das PDFMAILER.ARCHIV revisionssicher.
Steuerliche Sicherheit und Betrieb
- GoBD-konforme Prozesse mit Unterstützung der Verfahrensdokumentation.
- Revisionssichere Archivierung elektronischer Rechnungen.
- Lückenlose Dokumentation aller Verarbeitungsschritte.
- Belegzeitraumverwaltung für eine saubere Abgrenzung der Geschäftsjahre.
Die Finanzbuchhaltung ist On-Premise, in der Cloud-Version und mobil per App nutzbar.
Häufige Fragen zur Finanzbuchhaltung
Welche Kontenrahmen unterstützt die erpSUITE?
SKR03 und SKR04 werden mitgeliefert und können individuell angepasst werden.
Wie stark lässt sich die Buchhaltung automatisieren?
Belege aus Warenwirtschaft und Kasse werden automatisch verbucht, Bank- und Zahlungsdienstleisterumsätze über den Intelligenten Buchungsassistenten vorgeschlagen und E-Rechnungen automatisch übernommen. Weil der Assistent aus Korrekturen lernt, steigt der Anteil automatisch erzeugter Buchungen.
Gibt es eine DATEV-Schnittstelle?
Ja. Buchungen können aus der erpSUITE an DATEV übergeben werden.
Werden Fremdwährungen unterstützt?
Ja. Beliebig viele Währungen mit ISO-Codes, automatische Kursaktualisierung, Zuordnung zu Konten, Kunden und Lieferanten sowie automatische Buchung von Kursdifferenzen.
Wie läuft die Einführung ab?
In fünf Phasen: Prozessanalyse, Einrichtung von Kontenrahmen, Buchungskreisen, Perioden und Steuerkennzeichen, Migration von Buchungsdaten und offenen Posten, Testphase mit Schulung und Go-Live mit laufender Optimierung.