Warenwirtschaft in der Softengine erpSUITE

AI Deep Dive

Die Warenwirtschaft ist ein zentrales Modul der Softengine erpSUITE und steuert den gesamten Warenfluss eines Unternehmens: Beschaffung, Lagerhaltung, Verkauf, Auslieferung und Rechnungsstellung. Sie richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen aus Handel, Produktion, Dienstleistung und E-Commerce. Finanzbuchhaltung, CRM, Business-Prozess-Management (BPM) und Kasse arbeiten auf derselben Datenbasis.

Kernbereiche der Warenwirtschaft

Artikelverwaltung

• Attribute und Attributgruppen: individuelle Artikelbeschreibungen, auch mit Bildern, Sound, Videos und PDFs.
• Adress-Artikel-Verknüpfungen: kunden- und lieferantenspezifische Preise, Artikelnummern, Bezeichnungen und Einheiten.
• Verpackungs- und Lagereinheiten: unterschiedliche Losgrößen im Ein- und Verkauf.
• Folge-, Drauf-, Dreingabe- und Infoartikel: Verkettungen, zeit- und mengenabhängige Zugaben, Pfand- und Aufschlagsberechnungen.
• Preise: Preisstaffeln und Preislisten, für komplexe Preismodelle ergänzt durch die Selektionsmatrix.
• Artikelgruppen, Kataloge und Kategorien: ordnen das Sortiment und bilden die Grundlage für Shopanbindungen, Kassen, Cross-Selling und Marketing.
• Artikeltexte als reiner Text oder mit RTF- und HTML-Formatierung.
• Kontenzuordnungen sorgen für die richtige Buchung bei steuerlich unterschiedlichen Ein- und Verkaufsvorgängen im In- und Ausland.
• Artikelchecklisten und eine Preishistorie unterstützen die Pflege.

Lagerverwaltung

• Dynamische Lagerverwaltung bis auf Lagerplatzebene.
• Funktionelle Lagerarten wie Haupt-, Reparatur- und Sperrlager legen fest, welche Vorgänge zulässig sind.
• Konsignationslager bilden Bestände beim Kunden ab, Lieferanten- und Speditionslager eine ausgelagerte Lagerhaltung.
• Inventurmodelle und Bewertungsverfahren für die Inventur.
• Laufwegoptimierte Kommissionierung: Jeder Lagerplatz erhält eine eindeutige Pick-ID, Picklisten folgen der kürzesten Route.
• Mobile Datenerfassung (MDE) für Wareneingang, Kommissionierung, Umlagerung und Inventur direkt am Lagerplatz.

Adressverwaltung

• Einordnung als Kunde, Lieferant oder Interessent, mit DSGVO-konformen Erfassungsmasken.
• Ansprechpartner mit Funktionen sowie Beziehungen zwischen verbundenen Adressen.
• Mehrere Lieferadressen bis hin zu Projektadressen, abweichende Rechnungs- und Buchungsadressen für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung.
• SEPA-Mandate und Bankdaten als Grundlage für den Zahlungsverkehr.
• Konditionen je Adresse sowie Zahlungskonditionen, die Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung gemeinsam nutzen.
• Das Adress-Informationssystem zeigt alle Vorgänge zu einer Adresse, insbesondere Artikel, Preise und Mengen.

Automatisierung

• Bestellvorschläge auf Basis von Verkaufs- und Lagerbewegungsdaten.
• Automatische Auftragsprüfung im Liefersystem: Das System erkennt Probleme wie fehlende Zahlungen, unklare Adressen oder nicht lagernde Artikel anhand vordefinierter Problemkategorien und schlägt Lösungen vor.
• Versandautomatisierung: Versanddokumente werden erzeugt, Tracking-IDs eingelesen und Status-E-Mails an Kunden versendet.
• Selektionspools für Filterungen, Massendatenänderungen, Sammeldrucke und Sammelbelegübernahmen.
• Ereignisdatenbank: protokolliert alle Datenänderungen je Mitarbeiter. Je nach Berechtigung lassen sich Änderungen Schritt für Schritt rückgängig machen.

Anpassung und Datenimport

Über das Maskendesign legen Sie zusätzliche Datenbankfelder an und zeigen sie auf den Masken an. Dazu kommen bedienerspezifisches Design, Listen- und Formulardesign, ereignisgesteuerte Kalkulationen, Eventscripts, individuelle Datenbanken und MEMTABs (Wertematrizen für Berechnungen).

Für den Datenimport gibt es eine einheitliche Schnittstellendefinition für alle Bereiche, manuell oder automatisch in festen Intervallen. Eine Importdatei kann Daten mehrerer Bereiche enthalten, etwa Kunden-, Artikel- und Belegdaten.

Integration und Betrieb

Belege aus der Warenwirtschaft werden direkt in der Finanzbuchhaltung verarbeitet. CRM, BPM und Kasse greifen auf dieselben Artikel-, Adress- und Belegdaten zu. Für den Onlinehandel gibt es Anbindungen an Shopsysteme wie Shopware und WooCommerce sowie an Marktplätze wie Amazon. Die Protokollierung aller Programmänderungen unterstützt die Verfahrensdokumentation nach GoBD.

Die erpSUITE gibt es als On-Premise-Variante und als Cloud-Version. Die Benutzeroberflächen heißen erpSUITE WinUI (früher BüroWARE) und erpSUITE WebUI (früher WEBWARE).