E-Rechnung automatisieren: Chancen für effizientere Prozesse
Geschäftsführer betrachten die E-Rechnung häufig als eine von vielen gesetzlichen Anforderungen, die es im Unternehmen umzusetzen gilt. Systeme und Prozesse müssen auf strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD vorbereitet und die geltenden Übergangsfristen berücksichtigt werden.
Doch wer bei der Umstellung lediglich PDF durch XML ersetzt, lässt eine große Chance ungenutzt: Mit der E-Rechnung liegen Rechnungsinformationen strukturiert und damit maschinell verarbeitbar vor. Das eröffnet neue Möglichkeiten, wie Unternehmen die E-Rechnung automatisieren und Prozesse im Rechnungswesen effizienter gestalten können, vom Rechnungseingang über Prüfung und Freigabe bis hin zu Buchung, Zahlung und Archivierung.
In Kürze
- Strukturierte Rechnungsdaten schaffen die Grundlage für Automatisierung: Informationen können direkt verarbeitet werden, statt sie manuell aus Rechnungen zu übertragen.
- Automatisierung ist entlang des gesamten Rechnungsprozesses möglich: von Erfassung und Prüfung über Freigabe und Buchung bis hin zu Zahlung und Archivierung.
- E-Rechnungen allein automatisieren noch keine Prozesse: Entscheidend sind passende Workflows, eine gute Datenqualität, klare Regeln und die Integration der beteiligten Systeme.
Warum strukturierte Daten den Unterschied machen
Damit verändert sich die Rolle der Rechnung: Aus einem Dokument, das Menschen bearbeiten, wird ein Datensatz, mit dem Systeme arbeiten.
Systeme können beispielsweise Rechnungsnummer, Lieferantendaten, Positionen, Steuerinformationen oder Zahlungsbedingungen direkt verarbeiten. Das Bundesfinanzministerium nennt diesen Effekt ausdrücklich als einen Grund für die Einführung der E-Rechnung: Rechnungsdaten müssen beim Empfänger nicht erneut erfasst werden, wodurch doppelte Arbeit und Erfassungsfehler vermieden werden können.
Eine PDF-Rechnung ist zwar digital, ihre Inhalte sind jedoch ein Dokument, das gelesen und interpretiert werden muss. Eine E-Rechnung enthält Rechnungsinformationen dagegen in einem definierten strukturierten Datenformat.
Welche Prozesse lassen sich mit E-Rechnungen automatisieren?
Die Möglichkeiten gehen weit über das automatische Einlesen einer XML-Datei hinaus. Richtig in die vorhandenen Geschäftsprozesse integriert, können strukturierte Rechnungsdaten mehrere aufeinanderfolgende Arbeitsschritte unterstützen oder automatisieren.
1. Rechnungen automatisch erfassen und zuordnen
Im klassischen Rechnungseingang beginnt die Bearbeitung häufig mit manueller Arbeit: Rechnung öffnen, Lieferanten identifizieren, Rechnungsnummer, Beträge und weitere Angaben erfassen und den Beleg anschließend dem richtigen Vorgang zuordnen.
Bei einer strukturierten E-Rechnung liegen diese Informationen bereits als Daten vor. Ein geeignetes System kann sie auslesen und übernehmen. Damit entfällt die erneute manuelle Erfassung der Rechnungsdaten und typische Übertragungsfehler lassen sich vermeiden.
2. Rechnungsdaten automatisiert validieren
Strukturierte Rechnungsdaten lassen sich automatisiert auf technische und formale Fehler prüfen. So kann ein System beispielsweise erkennen, ob Pflichtangaben fehlen oder Daten unlogisch sind. Das BMF empfiehlt eine solche Validierung bereits bei der Erstellung und beim Versand einer E-Rechnung.
Wichtig: Die technische Validierung ersetzt nicht die fachliche Rechnungsprüfung. Eine formal korrekte E-Rechnung sagt noch nichts darüber aus, ob die berechnete Leistung tatsächlich erbracht wurde oder der Preis stimmt.
3. Rechnung, Bestellung und Wareneingang abgleichen
Besonders interessant wird die E-Rechnung, wenn ihre Daten mit bereits vorhandenen Unternehmensdaten verbunden werden. Liegen zu einer Rechnung bereits eine Bestellung und ein dokumentierter Wareneingang vor, können Daten wie Lieferant, Bestellnummer, Artikel, Menge und Preis automatisch abgeglichen werden.
Stimmen die relevanten Informationen überein, kann der Vorgang mit deutlich weniger manuellen Prüfschritten weiterlaufen. Bei Abweichungen, etwa beim Preis oder bei der gelieferten Menge, wird der Vorgang gezielt zur Prüfung weitergegeben.
Mitarbeitende müssen so nicht mehr jede Rechnung gleich intensiv bearbeiten, sondern können sich stärker auf Abweichungen und Sonderfälle konzentrieren.
4. Prüf- und Freigabeprozesse gezielter steuern
Nicht jede Rechnung muss denselben Freigabeweg nehmen. Auf Basis strukturierter Daten und hinterlegter Geschäftsregeln lassen sich unterschiedliche Workflows definieren. So können Rechnungen beispielsweise abhängig von Betrag, Kostenstelle, Lieferant oder festgestellten Abweichungen automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet werden.
Gute Automatisierung trennt Standardfälle von Vorgängen, bei denen tatsächlich eine Entscheidung notwendig ist. Das reduziert manuelle Bearbeitungsschritte und kann insbesondere bei hohen Rechnungsvolumen und wiederkehrenden Vorgängen entlasten.
5. Buchung und Zahlung vorbereiten
Auch nach der Rechnungsprüfung können strukturierte Daten weiterverwendet werden. Sind die notwendigen Informationen und entsprechende Kontierungsregeln hinterlegt, lassen sich beispielsweise Buchungsvorschläge automatisiert erzeugen sowie Zahlungsbedingungen und Fälligkeiten berücksichtigen.
Schnellere Durchlaufzeiten bringen wirtschaftliche Vorteile: Der manuelle Bearbeitungsaufwand sinkt, Rechnungen erreichen schneller den zahlungsbereiten Status und Skontofristen lassen sich besser nutzen.
6. Rechnungen automatisiert archivieren
Mit der Buchung endet der Rechnungsprozess nicht: Auch die Aufbewahrung gehört dazu. Bei E-Rechnungen ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt. Umsatzsteuerlich gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.
In einem durchgängigen digitalen Prozess kann auch die Archivierung automatisiert erfolgen. So wird sie direkt in den Rechnungsprozess integriert, anstatt einen zusätzlichen manuellen Arbeitsschritt zu verursachen.
Aber: Eine E-Rechnung automatisiert noch keinen Prozess
So groß das Potenzial ist: Strukturierte Rechnungsdaten allein führen noch nicht zu einem automatisierten Rechnungswesen. Entscheidend sind auch die bestehenden Prozesse und die Qualität der Daten.
Fehlen beispielsweise vollständige Lieferantenstammdaten oder Bestellreferenzen, stößt die automatische Verarbeitung schnell an Grenzen. Unternehmen sollten deshalb neben Formaten und Übertragungswegen auch Stammdaten, Prüfregeln, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und Ausnahmeprozesse berücksichtigen.
Diese Punkte greift das Whitepaper „E-Rechnung 2027: Sind Sie bereit? Der Maßnahmenplan für Ihr Unternehmen“ auf, von Debitoren- und Kreditorenstammdaten über Bestellbezüge bis hin zu Steuerschlüsseln und Schnittstellen.
Wie lässt sich der Erfolg der Automatisierung messen?
Wer die E-Rechnung als Automatisierungsprojekt versteht, sollte nicht nur betrachten, ob Rechnungen technisch empfangen und versendet werden können. Entscheidend ist vielmehr die Frage: Ist der Rechnungsprozess dadurch tatsächlich besser geworden?
Um das zu beurteilen, eignen sich beispielsweise Kennzahlen wie Bearbeitungszeit je Rechnung, Durchlaufzeit bis zur Buchung, Automatisierungsquote, Anteil manueller Eingriffe, Fehler- und Rückweisungsquote, Kosten je Rechnung oder der Anteil fristgerecht genutzter Skonti.
So entwickelt sich die E-Rechnung vom reinen Compliance-Projekt zu einem Prozessoptimierungsprojekt mit messbaren Ergebnissen.
Fazit: Die eigentliche Chance beginnt nach der Pflicht
Die E-Rechnung schafft einen einheitlicheren digitalen Datenfluss zwischen Unternehmen. Ihr Potenzial endet nicht beim gesetzeskonformen Empfang oder Versand einer XML-Datei. Der größere Hebel entsteht, wenn die strukturierten Daten in die nachgelagerten Prozesse einfließen: erfassen, validieren, abgleichen, freigeben, buchen, bezahlen und archivieren.
Unternehmen müssen dabei nicht sofort eine vollständig automatisierte Rechnungsverarbeitung erreichen. Sinnvoller ist es, zunächst Standardfälle und häufige manuelle Arbeitsschritte zu identifizieren und zu prüfen, welche davon sich auf Basis strukturierter Daten automatisieren lassen.
Die E-Rechnung allein macht das Rechnungswesen noch nicht digital. Aber sie schafft die Datengrundlage für automatisierte Prozesse.
FAQ zum Thema E-Rechnung automatisieren
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft zu empfangen. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen: Ab 2027 greifen abhängig vom Vorjahresumsatz strengere Vorgaben, ab 2028 ist die E-Rechnung für betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich verpflichtend. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
Welche Prozesse lassen sich mit der E-Rechnung automatisieren?
Potenziale bestehen insbesondere bei Datenerfassung und Zuordnung, Validierung, Rechnungsprüfung, Abgleich mit Bestellung und Wareneingang, Freigabe, Kontierung und Buchung sowie Zahlung und Archivierung.
Was ist für die Automatisierung besser: PDF oder E-Rechnung?
Eine einfache PDF-Datei enthält keine strukturierten Rechnungsdaten und gilt seit 2025 deshalb auch nicht als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. E-Rechnungen verwenden ein strukturiertes Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und sich besser für automatisierte Prozesse eignet.
Automatisiert eine E-Rechnung automatisch die Buchhaltung?
Nein. Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinformationen strukturiert und maschinenlesbar bereit. Wie weit die anschließende Verarbeitung automatisiert werden kann, hängt unter anderem von Systemintegration, Datenqualität, Stammdaten und den definierten Geschäftsregeln ab.
Was sollten Unternehmen vor der Automatisierung prüfen?
Besonders relevant sind die Qualität von Kunden-, Lieferanten- und Artikelstammdaten, vorhandene Bestellbezüge, Prüf- und Freigaberegeln, Schnittstellen zwischen den beteiligten Systemen sowie der Umgang mit Fehlern und Ausnahmefällen.