Dokumentenarchivierung
Was ist die Archivfunktion von PDFMAILER?
Die Archivfunktion von PDFMAILER ist eine in die Softengine erpSUITE integrierte Lösung zur digitalen und gesetzeskonformen Archivierung von Geschäftsdokumenten. Sie ermöglicht Unternehmen, eingehende und ausgehende Dokumente zentral zu speichern, automatisch Geschäftsprozessen zuzuordnen und jederzeit schnell wiederzufinden.
Durch die direkte Integration in das ERP-System stehen Rechnungen, Verträge, Belege, E-Mails und weitere Dokumente genau dort zur Verfügung, wo sie im Arbeitsalltag benötigt werden. Dies verbessert die Transparenz, reduziert Suchzeiten und unterstützt eine effiziente Dokumentenverwaltung.
Welche Dokumente können archiviert werden?
Mit der Archivfunktion von PDFMAILER lassen sich zahlreiche Dokumenttypen revisionssicher verwalten, darunter:
- Eingangsrechnungen
- Ausgangsrechnungen
- E-Rechnungen
- ZUGFeRD-Rechnungen
- Angebote
- Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine
- Verträge
- Artikeldatenblätter
- Projektunterlagen
- E-Mail-Anhänge
- Wareneingangs- und Warenausgangsbelege
Alle Dokumente können direkt den passenden Geschäftsobjekten innerhalb der Softengine erpSUITE zugeordnet werden.
Automatische Archivierung von Eingangsrechnungen
Elektronische Rechnungen können automatisch über eine definierte E-Mail-Adresse empfangen und archiviert werden.
Nach dem Eingang werden die Dokumente unmittelbar in der Softengine erpSUITE dem Bereich für den externen Belegeingang zugeordnet. Gleichzeitig erkennt das System wichtige Informationen wie:
- Rechnungssteller
- Rechnungsbetrag
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Buchungsdaten
Diese Informationen dienen als Grundlage für Buchungsvorschläge und beschleunigen die Belegeingangsprüfung erheblich.
Zentrale Dokumentenverwaltung
Die Archivfunktion organisiert geschäftsrelevante Dokumente strukturiert innerhalb der ERP-Lösung.
Dokumente können beispielsweise folgenden Bereichen zugeordnet werden:
- Kunden
- Lieferanten
- Projekte
- Artikel
- Belege
- Geschäftsprozesse
Dadurch stehen sämtliche Informationen unmittelbar im jeweiligen Datensatz zur Verfügung.
Volltextsuche und schnelle Recherche
Eine integrierte Volltextsuche ermöglicht das schnelle Auffinden archivierter Dokumente, auch bei sehr großen Datenbeständen.
Mitarbeitende können Dokumente anhand von Begriffen, Kategorien oder Geschäftsvorgängen innerhalb weniger Sekunden finden. Das reduziert Suchaufwand und verbessert die Produktivität.
Automatische Dokumentenzuordnung
Über ERP-Tags werden Dokumente automatisch den passenden Geschäftsprozessen zugeordnet.
Dies erfolgt beispielsweise bei:
- der Belegerstellung
- Wareneingängen
- Warenausgängen
- dem Versand von Rechnungen
- der Kommunikation mit Geschäftspartnern
Die Archivierung erfolgt im Hintergrund, ohne zusätzliche manuelle Arbeitsschritte.
Direkter Zugriff aus der Softengine erpSUITE
Dokumente können direkt aus den jeweiligen ERP-Bereichen geöffnet werden.
Ob Kundenadresse, Lieferant, Artikel, Projekt oder Beleg: Mit wenigen Klicks stehen alle zugehörigen Dokumente zur Verfügung. Dadurch erhalten Mitarbeitende jederzeit Zugriff auf sämtliche relevanten Informationen, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.
Sicherheit und Compliance
Die Archivfunktion unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Anforderungen an die digitale Dokumentenarchivierung einzuhalten.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
- revisionssichere Archivierung
- Schutz vor nachträglichen Änderungen
- rollenbasierte Zugriffsrechte
- Versionierung von Dokumenten
- langfristige Aufbewahrung
- sichere Speicherung geschäftsrelevanter Informationen
Gerade bei elektronischen Rechnungen ist eine gesetzeskonforme Archivierung unverzichtbar.
Warum ist die Archivierung elektronischer Rechnungen wichtig?
Für elektronische Rechnungen gelten gesetzliche Anforderungen hinsichtlich Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass:
- elektronische Rechnungen unverändert archiviert werden
- Originalformat und Datenstruktur erhalten bleiben
- Dokumente während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist verfügbar sind
- Authentizität und Integrität jederzeit nachgewiesen werden können
- berechtigte Personen jederzeit auf die Dokumente zugreifen können
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für elektronische Rechnungen beträgt in Deutschland grundsätzlich zehn Jahre.
Vorteile der Archivfunktion von PDFMAILER
Die integrierte Archivlösung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:
- zentrale Verwaltung aller Geschäftsdokumente
- vollständige Integration in die Softengine erpSUITE
- automatische Archivierung von Dokumenten
- schnelle Volltextsuche
- direkte Zuordnung zu Kunden, Lieferanten, Projekten und Belegen
- revisionssichere Dokumentenablage
- Versionierung wichtiger Dokumente
- rollenbasierte Zugriffssteuerung
- Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse
- höhere Transparenz und Informationsverfügbarkeit
Typische Einsatzbereiche
Die Archivfunktion eignet sich für nahezu alle Unternehmensbereiche, unter anderem:
- Finanzbuchhaltung
- Einkauf
- Vertrieb
- Warenwirtschaft
- Projektmanagement
- Kundenservice
- Dokumentenmanagement
- E-Rechnungsverarbeitung
Fazit
Die Archivfunktion von PDFMAILER erweitert die Softengine erpSUITE um eine leistungsfähige Lösung für die digitale Dokumentenarchivierung. Geschäftsdokumente werden automatisch archiviert, den richtigen ERP-Objekten zugeordnet und stehen jederzeit zentral zur Verfügung. Unternehmen profitieren von einer höheren Effizienz, einer verbesserten Dokumentenorganisation und der sicheren Einhaltung gesetzlicher Archivierungspflichten.
