Von guten Ideen schneller profitieren

Multishop-Management & Mehrlagerfähigkeit für verschiedene Geschäftsbereiche

Weil das Altsystem zu starr war, wechselte die Christoph Naber Mailorder GmbH, ein auf Sportartikel spezialisierter Onlinehändler, 2007 auf BüroWARE. Seitdem konnte das Unternehmen die Vertriebs- und Logistikprozesse kontinuierlich verbessern. Dadurch gelang es, das rasante Wachstum mit moderaten Personalsteigerungen zu bewältigen.

Die auf Sportartikel spezialisierte Christoph Naber Mailorder GmbH ist seit 2003 am Onlinemarkt aktiv. Dabei setzt das Unternehmen vor allem auf Diversifizierung: Statt eines zentralen Webshops gibt es sieben verschiedene Shops, mit denen die unterschiedlichen Bedürfnisse von Sportarten wie z.B. Dart oder Fußball adressiert werden.

Team Sportbedarf

Der wichtigste Shop ist hierbei Sportbedarf.de. „Die klare Trennung erleichtert es uns, die verschiedenen Zielgruppen anzusprechen“, unterstreicht Christoph Naber, Geschäftsführer der Christoph Naber Mailorder GmbH. Ein Fokus liegt dabei auf Vereinen und Teamsportarten. Das Sortiment umfasst mehr als 150.000 Artikel, die im Zentrallager im westfälischen Ahaus nahe den Niederlanden kommissioniert und verschickt werden. Zu den derzeit 30 fest angestellten Mitarbeitern stoßen je nach Saison bis zu 20 Aushilfskräfte. Täglich verlassen zwischen 800 und in Spitzenzeiten 1.800 Pakete das Zentrallager.

"Die Flexibilität der Programmstruktur und die gelungene Systemintegration haben uns beeindruckt. Wir waren sicher, dass wir damit auch künftige Anforderungen bewältigen würden."

Christoph Naber
Referenz ERP sportbedarf.de

Eine Software, die sich verbiegen lässt

In den Anfangsjahren arbeitete die Christoph Naber Mailorder GmbH vor allem mit Microsoft Word und einer kaufmännischen Lösung von Lexware. Wegen der fehlenden Integration zu den Webshops und der mangelnden Anpassbarkeit der Geschäftsprozesse entschied sich das Unternehmen 2007 für die Einführung eines ERP-Systems.

BüroWARE lernte Christoph Naber erstmals auf dem OXID-User-Treffen kennen. Es war Liebe auf den ersten Blick: „Die Flexibilität der Programmstruktur und die gelungene Systemintegration haben uns beeindruckt. Wir waren sicher, dass wir damit auch künftige Anforderungen bewältigen würden.“ Der Auftrag für die Implementierung ging an den SoftENGINE Partner B.I.T. Soft GmbH & Co. KG. „Egal, mit welchen Änderungswünschen wir in den folgenden Jahren auch immer kamen, B.I.T. Soft setzte die Anforderungen stets nah am Standard um. Das hat mit Blick auf Updates, die Dokumentation und den Anpassungsaufwand viele Vorteile“, unterstreicht Geschäftsführer Christoph Naber.

Mehrere Vertriebskanäle, eine Software

Einer der Schwerpunkte bei der folgenden Implementierung lag auf der Integration der verschiedenen Vertriebskanäle. Schließlich sollten alle Fäden bei BüroWARE zusammenlaufen. Hierfür setzte das Projektteam auf die „sol:fusion“ – Schnittstelle vom SoftENGINE Partner seidemann:solutions GmbH. Damit war sichergestellt, dass Artikel- und Auftragsdaten bidirektional zwischen den einzelnen Shops und der Unternehmenssoftware ausgetauscht werden.

„Das Ganze läuft vollautomatisch. Parameter sorgen dafür, dass jeder Shop die richtigen Daten erhält. Der große Vorteil: Wir können die Artikel- und Kundendaten zentral pflegen. Eingehende Aufträge werden automatisch übernommen und in den Verkaufsprozess eingetaktet“, erläutert Christoph Naber. Um die Warenbestände niedrig zu halten, arbeitete der Onlinehändler zeitweilig im Streckengeschäft. Speziell für den Dart-Shop hat sich daran bis heute nichts geändert. Dieser bekommt erst zum Jahreswechsel 2015/16 ein eigenes Lager. Bei der Implementierung galt es deshalb, beide Strategien in Einklang zu bringen. Es sollte zeitlich keinen Unterschied machen, ob Kunden ab Lager oder direkt vom Hersteller beliefert werden.

„Ohne BüroWARE wäre das rasante Wachstum der letzten Jahre nicht zu bewältigen gewesen.“

Christoph Naber

Unzählige Prozessoptimierungen

Im Laufe der Jahre sind zahlreiche Anpassungen und Erweiterungen hinzugekommen, ohne dass man mit BüroWARE an Grenzen stieß. So arbeitet die Christoph Naber Mailorder GmbH beispielsweise mit einer chaotischen Lagerverwaltung, die auf Basis des „BüroWARE Standard Logistik“-Moduls umgesetzt wurde. Mithilfe der mobilen Datenerfassung (MDE) und der Laufwerkoptimierung im Lager gelang es, das kontinuierlich steigende Paketvolumen zu bewältigen, ohne im gleichen Maße Personal aufzustocken.

Heute laufen die Mitarbeiter mit Etagenwagen oder „Einkaufswagen“ und mobilen Scannern durch die Regalreihen und kommissionieren parallel bis zu 50 Bestellungen gleichzeitig. Ist der Auftrag versandfertig, genügt ein Scan, um das Versandetikett auszudrucken. „Mit durchdachten Maßnahmen konnten wir im Laufe der Jahre unsere Prozesse immer wieder verbessern“, betont Christoph Naber. Zusätzliche Anbindungen – zum Beispiel zum Reporting-Tool „InfoZoom“, dem Archivsystem „Inoxision“ oder dem Zahlungsanbieter „Paymorrow“ – sorgen für mehr Arbeitskomfort. Für den digitalen Belegversand nutzt der Onlinehändler den gotomaxx PDFMAILER. Die Integrationsplattform „MS Interface“ vom SoftENGINE Partner MS Solutions schafft den Schulterschluss zu den Lieferanten. „Auf diese Weise können wir bei Bedarf 10.000 neue Artikelinformationen per Mausklick übernehmen. Das ist sehr bequem“, unterstreicht Geschäftsführer Christoph Naber.

Solide Basis für die Prozessoptimierung

Mit 27 angeschlossenen Arbeitsplätzen und 11 zusätzlichen MDE-Anbindungen ist BüroWARE heute die zentrale Informationsplattform im Unternehmen. Eine Entscheidung, die Christoph Naber nie bereut hat: „Die Auswahl einer ERP-Software ist in etwa so folgenreich wie die Wahl des richtigen Ehepartners. In beiden Fällen können Fehler dramatische Folgen haben. Wir hatten den Schritt seinerzeit gut überlegt und Recht behalten: Ohne BüroWARE wäre das rasante Wachstum der letzten Jahre nicht zu bewältigen gewesen“, ist sich Christoph Naber sicher. Vor allem die effiziente Kommissionierung habe das Unternehmen deutlich vorangebracht. „Das ‚Picken & Packen‘ ist so einfach, dass wir Aushilfen binnen einer Stunde einarbeiten. Dadurch bleiben wir auch in Spitzenzeiten handlungsfähig“, freut sich Naber. Für das kommende Jahr stehen gleich mehrere Projekte ganz oben auf der Wunschliste: Hierzu gehören vor allem das Update auf BüroWARE 5.5 und die Anbindung an die Multi-Channel-Plattform „emMida“, um künftig verstärkt über eBay und Amazon verkaufen zu können. Weitere Anpassungen sind beim Retourenmanagement vorgesehen.