WEBWARE & BüroWARE ERP im Einsatz mit Afterbuy

Mehr Wachstum kann kommen

Dem ausschließlich online agierenden Sascha Hörr Edelstahlhandel wuchs der eigene Erfolg über den Kopf. Weil die Geschäftsprozesse mit dem rasanten Wachstum und neuen Anforderungen nicht mithalten konnten, stieg die Belastung der Mitarbeiter. Der Handelsbetrieb entschied sich für den Wechsel auf eine integrierte Komplettlösung – und profitiert seitdem von effizienten Prozessen und Mitarbeitern, die wieder Zeit fürs Wesentliche haben.

Nach der Unternehmensgründung 2001 belieferte die Sascha Hörr Edelstahlhandel zunächst die Papier-, Pharma- und Lebensmittelindustrie mit Edelstahlprodukten. Schnell erkannte man, dass auch kleine Handwerksbetriebe und Endkunden einen steigenden Bedarf an Rohren oder Fittings haben – zum Beispiel für kleine Projekte wie Geländer oder Auspuffanlagen.

Hoerr Edelstahl

Das aufstrebende E-Commerce-Geschäft gab dem Unternehmen die passende Plattform – 2005 startete der Handelsbetrieb über das Online-Auktionshaus eBay, ab 2007 mit eigenem Webshop. Heute läuft 99 Prozent des Geschäfts online. Nur ein verschwindend kleiner Kundenanteil holt direkt am Lager ab.

„Mit der neuen Unternehmenssoftware sind wir in der Lage, unsere Marktposition langfristig und nachhaltig zu sichern.“

Sascha Hörr, Geschäftsführer
ERP Edelstahlhandel E-Commerce

Hoher manueller Aufwand sorgte für Softwarewechsel

Die meisten Online-Marktplätze drängen Händler inzwischen dazu, die Zahl der Einzelartikel mithilfe von Varianten zu reduzieren. Mit der vorhandenen Kombination aus dem eBay-Verkaufstool „Afterbuy“, dem Webshop-System „OXID“ und der Unternehmenssoftware „Sage Office Line“ ließ sich das jedoch nicht umsetzen. Zumal auch beim Verkaufsprozess stellenweise Handarbeit angesagt war.

„Die schwankenden Einkaufspreise für die Edelstahlprodukte waren ein Problem. Die ständigen Preisanpassungen belasteten unsere Mitarbeiter“, erklärt Firmenchef Sascha Hörr. Da es keine Bestandsführung gab, war auch der Beschaffungsprozess manuell geprägt. Zudem waren Schnitt und Preiskalkulation wenig flexibel. Wegen der Restriktionen einzelner Marktplätzen – meist galten maximale Längen von 1,50 m – war die Stückelungen bereits vor dem Verkauf festzulegen. Angesichts des zuletzt starken Unternehmenswachstums führten beide Effekte zu einem erheblichen Mehraufwand.

Komplettlösung aus mehreren Teilen

Mitte 2012 entschied sich der Edelstahlhandel für eine Kombination der beiden Enterprise Ressource Planning (ERP)-Systeme „BüroWARE“ und „WEBWARE“. Neben der technischen Leistungsfähigkeit spielte dabei auch die langjährige Erfahrung des Softwarepartners STANDARDSOFTWARE WNC GmbH eine wichtige Rolle. „Da wir selbst über keine eigene IT-Abteilung verfügen, sind wir auf das Know-how unserer Partner angewiesen. SoftENGINE und STANDARDSOFTWARE sind seit vielen Jahren an der Schnittstelle zwischen Front-End und Back-Office erfolgreich. Daher fiel es uns leicht, Vertrauen zu fassen“, begründet Sascha Hörr die Wahl.

Während BüroWARE als klassische Client-Server-Lösung intern genutzt wird, sichert WEBWARE als Cloud-basiertes Äquivalent den Zugriff via Webbrowser. Die Anbindung an Afterbuy ist über den „SoftENGINE Shopmanager“ realisiert. Beim OXID-Webshop kommt die „shopREMOTE“-Schnittstelle vom SoftENGINE-Partner Ctech Datensysteme zum Zuge. Zusätzlich ist das gotomaxx PDF-Payment im Einsatz. „Damit können wir unseren Kunden PDF-Rechnungen mit Online-Zahlschein per E-Mail senden. Wenige Klicks genügen, um die Rechnung zu bezahlen“, unterstreicht Geschäftsführer Hörr.

Zwei-Stufen-Modell bei der Einführung

Zu den größten Herausforderungen bei der Implementierung Anfang 2013 gehörte der komplette Neuaufbau der Artikelstruktur. Dabei wurden den Warengruppen und Hauptartikeln Unterartikel zugewiesen. Varianten und Produktfotos sorgen für die notwendige Transparenz. Mithilfe von Stücklisten gelang es, Artikelkombinationen abzubilden, ohne den Artikelstamm unnötig aufzublähen. Eine weitere Neuerung sind die „konfigurierbaren Artikel“ im Webshop. Bei diesen Positionen können Kunden beispielsweise Rohrlängen exakt auf das benötigte Maß zuschneiden lassen. Auch der Kommissionierungsprozess wurde effizienter gestaltet. Im Frühjahr 2013 ging zunächst der Wareneinkauf an den Start. Wegen der starken Belastung durch das Saisongeschäft folgte der gesamte E-Commerce-Bereich erst Anfang 2014.

Schlagkräftige Strukturen, sinkende Kosten

Seit dem Wechsel auf BüroWARE und WEBWARE profitiert die Sascha Hörr Edelstahlhandel von einer deutlich höheren Produktivität und sinkenden Prozesskosten. „Heute müssen wir die einzelnen Vertriebskanäle nicht mehr manuell pflegen. Durch das höhere Automatisierungsniveau sind wir schneller lieferbereit“, freut sich Sascha Hörr. Es gibt nur noch einen Artikelstamm, der über Varianten transparent und übersichtlich ist. Preisänderungen lassen sich dadurch wesentlich schneller umsetzen, was zu Wettbewerbsvorteilen führt.