Plötzlich effizient - mit ERP & eigener Prozessoptimierung


Ein Versionswechsel im Bereich der kaufmännischen Software allein bringt eher selten den erhofften Effizienzzuwachs.
Ebenso wichtig ist es, die etablierten Prozesse anzupassen, um den technischen Spielraum voll auszunutzen. Als die AgiloTEC GmbH den Zusammenhang erkannte, ging es auf der Lernkurve rasant nach oben. Inzwischen erzielt das Unternehmen mit Transparenz und schlanken Arbeitsabläufen handfeste Wettbewerbsvorteile.

Die AgiloTEC GmbH ist dort zu Hause, wo Bauteile präzise bewegt und platziert werden müssen. Anders als bei einem klassischen Kran, der gewöhnlich über Tasten gesteuert wird, bleiben bei den Liften des Hannoverschen Maschinenbauers die Hände praktisch frei. Die Bediener führen den „CableLift“ intuitiv und bewegen sich dabei parallel zur Last. „Vor allem im Fahrzeug- und Anlagenbau ist das sehr effizient.

Die Mitarbeiter bleiben am Ort des Geschehens. Sie können dadurch Produkte präzise bewegen, positionieren und montieren“, erklärt
Jens Hommann, Betriebsleiter bei der AgiloTEC GmbH. Das Unternehmen ist Zulieferer der Automobilindustrie und des Anlagenbaus. Mercedes Benz nutzt die Technologie beispielsweise, um die Türen der E- und S-Klasse für den Einbau zu positionieren. Weitere Schwerpunkte setzt das Unternehmen bei der Entwicklung und Anfertigung von Sondermaschinen, wie z.B. Mess- und Einstellstationen. Der 1999 gegründete Betrieb beschäftigt heute 25 Mitarbeiter, davon 19 in der Produktion.

Prozessoptimierung brachte den Durchbruch

Seit 2002 arbeitet das Unternehmen mit dem ERP-System BüroWARE. 2007 folgte die Migration auf BüroWARE medium 5.3. Umgesetzt wurde das Projekt vom SoftENGINE Partner B.I.T. Soft GmbH. Anfangs hinterließ die neue Version einen eher gemischten Eindruck, berichtet Jens Hommann.
„Viele Funktionen liefen nicht so, wie wir uns das vorgestellt hatten. Wir waren nicht wirklich zufrieden und spielten bereits mit dem Gedanken an einen Softwarewechsel.“

Im Dialog mit B.I.T. Soft merkten die Zuständigen bei AgiloTEC allerdings schon bald, dass der tatsächliche Spielraum der Software nicht annähernd ausgenutzt wurde. „Das ERP-System ist nur eine Seite der Medaille. Ebenso wichtig ist es, die eigenen Prozesse zu überdenken, zu wissen, wie man arbeiten möchte und mit diesem Blick die technischen Rahmenbedingungen zu optimieren“, erinnert sich Herr Hommann.

Statt die Software zu wechseln, entschied sich AgiloTEC in Grundlagenarbeit zu investieren. In gemeinsamen Workshops mit B.I.T Soft wurden die vorhandenen Prozesse analysiert und – wo immer es möglich war – mit Hilfe der IT verbessert.

„Mit BüroWARE und dem eigenen Blick auf die Arbeitsabläufe gelang es, unsere Prozesse zentral zu gestalten. Wichtige Informationen sind für alle Mitarbeiter ständig verfügbar. Das ist ein entscheidender Punkt, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen.“


Jens Hommann, Betriebsleiter bei der AgiloTEC GmbH

Das Ende der Doppeleingaben

Die Effektivität der Vorgehensweise, zeigt sich beispielsweise beim Zusammenspiel zwischen BüroWARE und Microsoft Exchange Server. Letzterer ist gemeinsam mit der Groupware Microsoft Outlook die präferierte Arbeitsumgebung des Außendienstes. Wurden relevante Kundeninformationen früher oft doppelt gepflegt, stehen die Daten heute automatisch in beiden Systemen zur Verfügung. „Mit einer vernünftigen Prozessgestaltung, die den technischen Fortschritt berücksichtigt, konnten wir den Außendienst von unnötigem Verwaltungsaufwand entlasten“, erklärt Stephan Meiringer, Vertriebsleiter der B.I.T. Soft GmbH.

Der entscheidende Punkt sei dabei die Erkenntnis des Unternehmens gewesen, dass sich die eigenen Prozesse nicht mehr auf der Höhe der Zeit bewegen. „Es genügt nicht, sich darüber alle paar Jahre Gedanken zu machen. Das sollte besser laufend geschehen“, ergänzt Stephan Meiringer.

Prozessoptimierung schafft Wettbewerbsvorteile

In der Folgezeit gelang es dem Projektteam, zentrale Arbeitsabläufe weitgehend zu digitalisieren. So werden beispielsweise Ersatzteilbestellungen vollständig mit BüroWARE abgewickelt. Dadurch finden die Mitarbeiter sämtliche Informationen an einer Stelle.
„Wir wissen genau, welche Maschinen bei einem Kunden im Einsatz sind und welche Ersatzteile benötigt werden. Dadurch können wir deutlich schneller helfen, als so mancher Wettbewerber“, unterstreicht Jens Hommann. Das sei ein wichtiger Marktvorteil, der entscheidend zur Kundenbindung beitrage. „Steht z. B. in der Automobilindustrie eine Maschine länger als erforderlich still, weil ein Ersatzteil schwer zu beschaffen ist, kommt das gar nicht gut an“, betont Betriebsleiter Hommann.

Generell weiß die AgiloTEC GmbH die Pluspunkte einer integrierten Unternehmenssoftware inzwischen zu schätzen: Da alle Mitarbeiter mit BüroWARE arbeiten, gibt es keine verteilten Datenbestände. Das Verständnis für die Arbeit der Kollegen steigt dabei im gleichen Maße, wie die Kommunikation vereinfacht wird.

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