29.3.2018: Beispiel: Verschlüsselung von Dokumenten

Eine dieser technisch organisatorischen Maßnahmen, die Sie im Zuge der Vorbereitungen auf die DSGVO nutzen können, ist die Verschlüsselung wichtiger Dokumente vor dem Versand mit dem PDFMAILER 6.1.

Erstellung und Verschlüsselung von Lohnabrechnungen

  • 1. Erstellung der Lohnabrechnung in der SoftENGINE ERP
  • 2. Über Drucken den PDFMAILER 6.1 auswählen
  • 3. Dieser öffnet sich automatisch. Unter „Portalcloud“ wird der Punkt „DSGVO konformes Dokument“ angewählt. Der PDFMAILER wählt alle Schritte, die dafür notwendig sind, selbst aus (PDF-Verschlüsselung, SMS Benachrichtigung, PIN zum Öffnen des Dokuments). Der Nutzer muss nur noch die Zustellart auswählen, sowie die E-Mail Adresse eingeben.

    DSGVO Bsp. Verschlüsselung Lohnabrechnung mit PDFMAILER

  • 4. Anschließend wird das Dokument über https in die gotomaxx Portalcloud hochgeladen.

    DSGVO Bsp. Verschlüsselung Lohnabrechnung mit PDFMAILER

  • 5. Der Empfänger erhält per E-Mail eine Benachrichtigung, dass ein neues Dokument in der Portalcloud für ihn bereitliegt. Der Empfänger muss nur noch auf den Link in der E-Mail klicken und die sichere https-Verbindung wird geöffnet. 

    DSGVO Bsp. Verschlüsselung Lohnabrechnung mit PDFMAILER
  • 6. Nach erfolgreicher Authentifizierung des Empfängers durch Benutzername und Passwort muss der Empfänger den per SMS erhaltenden PIN eingeben.

    DSGVO Bsp. Verschlüsselung Lohnabrechnung mit PDFMAILER

  • 7. Das Dokument wird geöffnet

Diese Schritte sind alle notwendig um den DSGVO-Richtlinien entsprechend zu arbeiten. Der PDFMAILER 6.1 ermöglicht dies in gewohnt zeitsparender und selbsterklärender Weise. Mit dem PDFMAILER 6.1 sind Sie als Partner und Anwender auf der sicheren Seite, wenn es darum geht, Dateien mit personenbezogenen Daten zu versenden, bereitzustellen oder aufzubewahren.